Como usar o Microsoft Outlook para gerenciamento de projetos ou equipes


Existem muitos aplicativos para gerenciar projetos e equipes, de Quadros Kanban a aplicativos de colaboração. Se você já usa o Microsoft Office, pode aproveitar vários recursos integrados para manter você e sua equipe organizados no Outlook.

Você pode codificar e-mails com cores e transformar mensagens em tarefas durante o planejamento do projeto. Se você trabalha em equipe, pode criar e atribuir tarefas e configurar um grupo. Para usar esses recursos junto com outros, aqui estão diversas sugestões, dicas e etapas para usar o Microsoft Outlook como ferramenta de gerenciamento de projetos.

Categorizar e-mails recebidos

Um dos recursos mais simples, porém mais úteis, que você pode usar ao gerenciar um projeto é codificar seus e-mails com cores. Depois de configurar as categorias do Outlook, você pode atribuí-las a e-mails, o que os destaca na sua caixa de entrada. Além disso, você pode criar regras para atribuir categorias automaticamente, se desejar.

Você pode criar categorias para o que faz mais sentido. Algumas sugestões incluem uma categoria para cada projeto, cliente ou departamento.

  1. Vá para a guia Página inicialdo Outlook e abra o menu Categorizarno grupo Tags. Em seguida, escolha Todas as categorias.
    1. Você notará várias categorias predefinidas que são simplesmente as cores dos nomes das categorias. Você pode editar um deles para usar um nome mais significativo. Selecione uma categoria, escolha Renomearà direita, digite o novo nome e use Enterpara salvá-lo.
      1. Para criar uma nova categoria, escolha Novoà direita. Digite um nome, escolha uma cor, opcionalmente adicione uma tecla de atalho e use OKpara salvá-lo.
      2. Para atribuir uma categoria a um e-mail, siga um destes procedimentos:

        • Escolha Categorizarna guia Página iniciale escolha aquele que deseja usar.
        • Clique com o botão direito, vá para Categorizare escolha uma opção no menu pop-out.
        • Você verá a categoria ao lado do e-mail em sua caixa de entrada e também na parte superior da mensagem em sua própria janela.

          Transforme e-mails em tarefas

          Uma maneira especialmente útil de gerenciar um projeto no Outlook é transformar e-mails em tarefas. Você pode receber uma solicitação para atualizar o status do projeto para as partes interessadas ou enviar documentos a um membro da equipe. Ao colocar essa mensagem em sua lista de tarefas, você a terá ao seu alcance para concluí-la..

          Para transformar rapidamente um e-mail em uma tarefa, basta seguir um destes procedimentos:

          • Clique com o botão direito na mensagem em sua caixa de entrada, vá até Movere escolha a pasta de tarefas no menu pop-out.
          • Na janela da mensagem, selecione Moverna faixa de opções e use o menu suspenso Moverpara escolher a pasta de tarefas.
          • Arraste a mensagem da sua caixa de entrada para o ícone Tarefasna navegação à esquerda.
          • Para opções adicionais ao transformar um e-mail em uma tarefa, você pode usar o próximo método.

            1. Segure o botão direito do mouse enquanto seleciona o e-mail e arraste-o para o ícone Tarefasà esquerda e solte.
            2. Você verá opções para copiar o e-mail como uma tarefa com texto, copiá-lo como uma tarefa com o e-mail como anexo ou mover o e-mail como uma tarefa com anexo.
              1. Escolha uma dessas opções e pronto. Você também pode escolher Cancelarse mudar de ideia.
              2. Em seguida, selecione o ícone Tarefas do Outlook a qualquer momento para visualizar sua lista de tarefas.

                Criar e atribuir tarefas

                Além de transformar e-mails em tarefas para você, você pode criar tarefas e atribuí-las no Outlook. Isso é conveniente se você decidir delegar uma tarefa em vez de resolvê-la sozinho ou se quiser receber relatórios de status da tarefa que podem ser enviados com um clique.

                1. Selecione o ícone Tarefasà esquerda ou Novos itens>Tarefana guia Página iniciale crie um nova tarefa como faria normalmente. Alternativamente, você pode usar as etapas acima para transformar um e-mail em uma tarefa.
                  1. Conclua todos os detalhes da tarefa, incluindo Assunto, Data de início e vencimento, Prioridade e os detalhes. Quando estiver pronto, vá para a guia Tarefae escolha Atribuir tarefana seção Gerenciar tarefa da faixa de opções.
                    1. Isso atualiza a janela de tarefas para incluir uma linha Para para adicionar o responsável. Digite o nome ou endereço de e-mail ou use o botão Parapara escolhê-lo em seu catálogo de endereços.
                      1. .
                    2. Opcionalmente, você pode marcar as caixas para manter uma cópia atualizada da tarefa em sua lista e receber um relatório de status quando a tarefa for concluída.
                      1. Depois que tudo estiver concluído, selecione Enviarpara enviar a tarefa ao responsável.
                      2. Quando recebem a tarefa por e-mail, basta adicioná-la à sua própria lista de tarefas.

                        Eles podem usar os campos Statuse Porcentagem concluídana tarefa à medida que avançam nela e podem selecionar Enviar relatório de statusna guia guia Tarefapara fornecer um status atualizado por e-mail.

                        Configurar um grupo de contato

                        Quando você trabalha com uma equipe, criando uma lista de distribuição ou grupo de contatos, você economiza tempo. Em vez de adicionar cada membro da equipe a um e-mail, evento de calendário ou tarefa, basta adicionar o grupo.

                        1. Selecione o ícone Pessoasna navegação à esquerda.
                        2. Vá para a guia Página iniciale escolha Novo grupo de contatosna seção Novo da faixa de opções.
                          1. Insira um nome de grupo na parte superior. Em seguida, escolha Adicionar membrosna seção de membros e escolha Dos contatos do Outlook, Do catálogo de endereçosou Novo contato de e-mail>.
                            1. Com as duas primeiras opções, uma nova janela se abre onde você seleciona o contato e usa o botão Membrospara adicioná-los. Continue esse processo até ter todos os membros e selecione OKpara salvar.
                              1. Você verá os membros do seu grupo listados e poderá adicionar mais, se necessário. Selecione Salvar e Fecharpara concluir o processo e salvar o grupo.
                              2. Para usar o grupo que você criou na linha de endereço de um e-mail ou como convidado para um evento, comece digitando o nome do grupo e escolha-o nas sugestões ou use o botão Parapara localizar e selecione o grupo.

                                Compartilhar um calendário

                                Embora você possa configurar um calendário de grupo específico no Outlook, talvez você queira simplesmente compartilhe seu próprio calendário. Isso é útil para um membro da equipe que atua como backup ou co-gerente de seus projetos.

                                1. Selecione o ícone Calendárioà esquerda e escolha o calendário usando o Painel de Pastas..
                                2. Vá para a guia Página iniciale selecione Compartilhar calendáriono grupo Gerenciar calendários. Escolha o calendário.
                                  1. Na guia Permissões, use o botão Adicionarpara escolher o contato com quem compartilhar.
                                    1. Localize o contato, selecione Adicionare escolha OK. Em seguida, escolha Pode visualizarou Pode editardependendo das permissões que você deseja conceder.
                                      1. Selecione Aplicare OKpara compartilhar sua agenda.
                                      2. Seu destinatário receberá um e-mail informando que você está compartilhando uma agenda com ele. Eles podem aceitar ver seu calendário na lista de calendários do Outlook.

                                        Gerencie suas pastas

                                        As pastas do Outlook são iguais às que você usa no seu computador; eles fornecem maneiras simples de organizar seus itens. Você tem algumas maneiras excelentes de gerenciar pastas do Outlook para seu projeto ou equipe.

                                        Abra o Painel de Pastasno lado esquerdo da sua caixa de entrada. Você pode então expandir uma conta, se tiver mais de uma, para visualizar todas as pastas dentro dela.

                                        Criar uma nova pasta ou subpasta pai

                                        Considere criando uma pasta para cada projeto ou um para cada cliente ou membro da equipe para manter tudo organizado.

                                        Clique com o botão direito em uma conta ou pasta atual, escolha Nova pastae dê um nome a ela.

                                        Classifique suas subpastas

                                        Se você tiver uma pasta pai com muitas subpastas, poderá encontrar rapidamente aquela que precisa, classificando-as. Clique com o botão direito na pasta pai e selecione Classificar subpastas de A a Z.

                                        Adicionar uma pasta aos favoritos

                                        A seção Favoritosfica na parte superior do painel de pastas. Ao recolher esse painel, você poderá ver seus Favoritos na barra à esquerda. Ambos oferecem acesso rápido às pastas usadas com frequência.

                                        Clique com o botão direito na pasta e escolha Adicionar aos Favoritosou arraste a pasta para a seção Favoritos na parte superior do painel de pastas.

                                        Mostrar o número de itens não lidos

                                        Você pode exibir o número total de itens não lidos de uma pasta diretamente nessa pasta no painel. Isso é útil se você enviar e-mails para pastas automaticamente, pois poderá identificar novas mensagens rapidamente..

                                        1. Clique com o botão direito na pasta e selecione Propriedades.
                                        2. Abra a guia Gerale escolha Mostrar número de itens não lidos.
                                        3. Selecione Aplicare OKpara salvar a alteração.
                                        4. Se preferir ver todos os itens, escolha Mostrar número total de itens.

                                          Automatizar ações comuns

                                          Conforme mencionado acima, você pode executar ações automáticas no Outlook. Isso inclui mover e-mails para pastas, encaminhando mensagens, e marcar itens com importância. Cada um deles pode não apenas ajudá-lo a manter o controle de sua caixa de entrada, mas também de seu projeto ou equipe.

                                          Criar regras do Outlook

                                          Temos um guia completo do criando regras no Outlook no Windows, Mac e na Web que você pode conferir. Então, aqui veremos um exemplo que é útil para o gerenciamento de projetos. Você pode mover e-mails automaticamente para uma pasta conforme mencionado acima. Além disso, em vez de criar a regra do zero, você pode baseá-la em um e-mail que recebeu.

                                          1. Selecione o e-mail e clique com o botão direito, vá para Regrase escolha Criar regraou escolha Regrasna Página inicialtab e selecione Criar regra.
                                            1. Você verá as condições básicas do e-mail na parte superior. Você pode basear a regra no remetente, no assunto ou na forma como ela é abordada. Escolha uma ou mais condições que deseja usar.
                                              1. Na área Faça o seguinte, marque a caixa Mover o item para uma pasta. Em seguida, use o botão Selecionar pastapara escolher a pasta.
                                                1. Selecione OKquando terminar e sua nova regra estiver pronta. Sempre que um e-mail chegar com base nas condições escolhidas, ele será movido automaticamente para a pasta escolhida.
                                                2. Criar etapas rápidas

                                                  Outra ferramenta de automação maravilhosa no Outlook é chamada de Etapas Rápidas. Com as Etapas Rápidas, você pode executar uma ação em um e-mail com um único clique. Como você pode imaginar, isso economiza muito tempo.

                                                  Você pode configurar etapas rápidas para mover, categorizar ou encaminhar um e-mail. Por exemplo, configuraremos uma Etapa Rápida para sinalizar um e-mail para acompanhamento amanhã..

                                                  1. Vá para a guia Página iniciale selecione a seta Mais(seta para baixo) na caixa Etapas rápidas. Escolha Nova etapa rápida>Personalizada.
                                                    1. Na caixa Editar etapa rápida, dê um nome a ela na parte superior. Em seguida, abra o menu suspenso Escolher uma açãoe selecione Sinalizar mensagem.
                                                      1. No menu suspenso subsequente, escolha Amanhã. Você pode escolher uma opção diferente, como Hoje ou Semana que vem, ou se preferir.
                                                        1. Escolha Concluirpara salvar a etapa rápida.
                                                        2. Para usar sua Etapa Rápida, selecione o e-mail, vá para a guia Inícioe escolha-o na caixa Etapas Rápidasou clique com o botão direito e vá para Etapas rápidase selecione-o no menu pop-out.

                                                          Isso é tudo. Você acabou de sinalizar um e-mail para acompanhamento amanhã com apenas um clique.

                                                          Esperamos que essas sugestões ajudem você a gerenciar seu próximo novo projeto ou até mesmo sua equipe no Outlook. Para ainda mais, consulte como adicionar equipes da Microsoft ao Outlook para ver uma maneira mais simples de participar ou agendar reuniões.

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