Existem muitos aplicativos para gerenciar projetos e equipes, de Quadros Kanban a aplicativos de colaboração. Se você já usa o Microsoft Office, pode aproveitar vários recursos integrados para manter você e sua equipe organizados no Outlook.
Você pode codificar e-mails com cores e transformar mensagens em tarefas durante o planejamento do projeto. Se você trabalha em equipe, pode criar e atribuir tarefas e configurar um grupo. Para usar esses recursos junto com outros, aqui estão diversas sugestões, dicas e etapas para usar o Microsoft Outlook como ferramenta de gerenciamento de projetos.
Categorizar e-mails recebidos
Um dos recursos mais simples, porém mais úteis, que você pode usar ao gerenciar um projeto é codificar seus e-mails com cores. Depois de configurar as categorias do Outlook, você pode atribuí-las a e-mails, o que os destaca na sua caixa de entrada. Além disso, você pode criar regras para atribuir categorias automaticamente, se desejar.
Você pode criar categorias para o que faz mais sentido. Algumas sugestões incluem uma categoria para cada projeto, cliente ou departamento.
Para atribuir uma categoria a um e-mail, siga um destes procedimentos:
Você verá a categoria ao lado do e-mail em sua caixa de entrada e também na parte superior da mensagem em sua própria janela.
Transforme e-mails em tarefas
Uma maneira especialmente útil de gerenciar um projeto no Outlook é transformar e-mails em tarefas. Você pode receber uma solicitação para atualizar o status do projeto para as partes interessadas ou enviar documentos a um membro da equipe. Ao colocar essa mensagem em sua lista de tarefas, você a terá ao seu alcance para concluí-la..
Para transformar rapidamente um e-mail em uma tarefa, basta seguir um destes procedimentos:
Para opções adicionais ao transformar um e-mail em uma tarefa, você pode usar o próximo método.
Em seguida, selecione o ícone Tarefas do Outlook a qualquer momento para visualizar sua lista de tarefas.
Criar e atribuir tarefas
Além de transformar e-mails em tarefas para você, você pode criar tarefas e atribuí-las no Outlook. Isso é conveniente se você decidir delegar uma tarefa em vez de resolvê-la sozinho ou se quiser receber relatórios de status da tarefa que podem ser enviados com um clique.
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Quando recebem a tarefa por e-mail, basta adicioná-la à sua própria lista de tarefas.
Eles podem usar os campos Statuse Porcentagem concluídana tarefa à medida que avançam nela e podem selecionar Enviar relatório de statusna guia guia Tarefapara fornecer um status atualizado por e-mail.
Configurar um grupo de contato
Quando você trabalha com uma equipe, criando uma lista de distribuição ou grupo de contatos, você economiza tempo. Em vez de adicionar cada membro da equipe a um e-mail, evento de calendário ou tarefa, basta adicionar o grupo.
Para usar o grupo que você criou na linha de endereço de um e-mail ou como convidado para um evento, comece digitando o nome do grupo e escolha-o nas sugestões ou use o botão Parapara localizar e selecione o grupo.
Compartilhar um calendário
Embora você possa configurar um calendário de grupo específico no Outlook, talvez você queira simplesmente compartilhe seu próprio calendário. Isso é útil para um membro da equipe que atua como backup ou co-gerente de seus projetos.
Seu destinatário receberá um e-mail informando que você está compartilhando uma agenda com ele. Eles podem aceitar ver seu calendário na lista de calendários do Outlook.
Gerencie suas pastas
As pastas do Outlook são iguais às que você usa no seu computador; eles fornecem maneiras simples de organizar seus itens. Você tem algumas maneiras excelentes de gerenciar pastas do Outlook para seu projeto ou equipe.
Abra o Painel de Pastasno lado esquerdo da sua caixa de entrada. Você pode então expandir uma conta, se tiver mais de uma, para visualizar todas as pastas dentro dela.
Criar uma nova pasta ou subpasta pai
Considere criando uma pasta para cada projeto ou um para cada cliente ou membro da equipe para manter tudo organizado.
Clique com o botão direito em uma conta ou pasta atual, escolha Nova pastae dê um nome a ela.
Classifique suas subpastas
Se você tiver uma pasta pai com muitas subpastas, poderá encontrar rapidamente aquela que precisa, classificando-as. Clique com o botão direito na pasta pai e selecione Classificar subpastas de A a Z.
Adicionar uma pasta aos favoritos
A seção Favoritosfica na parte superior do painel de pastas. Ao recolher esse painel, você poderá ver seus Favoritos na barra à esquerda. Ambos oferecem acesso rápido às pastas usadas com frequência.
Clique com o botão direito na pasta e escolha Adicionar aos Favoritosou arraste a pasta para a seção Favoritos na parte superior do painel de pastas.
Mostrar o número de itens não lidos
Você pode exibir o número total de itens não lidos de uma pasta diretamente nessa pasta no painel. Isso é útil se você enviar e-mails para pastas automaticamente, pois poderá identificar novas mensagens rapidamente..
Se preferir ver todos os itens, escolha Mostrar número total de itens.
Automatizar ações comuns
Conforme mencionado acima, você pode executar ações automáticas no Outlook. Isso inclui mover e-mails para pastas, encaminhando mensagens, e marcar itens com importância. Cada um deles pode não apenas ajudá-lo a manter o controle de sua caixa de entrada, mas também de seu projeto ou equipe.
Criar regras do Outlook
Temos um guia completo do criando regras no Outlook no Windows, Mac e na Web que você pode conferir. Então, aqui veremos um exemplo que é útil para o gerenciamento de projetos. Você pode mover e-mails automaticamente para uma pasta conforme mencionado acima. Além disso, em vez de criar a regra do zero, você pode baseá-la em um e-mail que recebeu.
Criar etapas rápidas
Outra ferramenta de automação maravilhosa no Outlook é chamada de Etapas Rápidas. Com as Etapas Rápidas, você pode executar uma ação em um e-mail com um único clique. Como você pode imaginar, isso economiza muito tempo.
Você pode configurar etapas rápidas para mover, categorizar ou encaminhar um e-mail. Por exemplo, configuraremos uma Etapa Rápida para sinalizar um e-mail para acompanhamento amanhã..
Para usar sua Etapa Rápida, selecione o e-mail, vá para a guia Inícioe escolha-o na caixa Etapas Rápidasou clique com o botão direito e vá para Etapas rápidase selecione-o no menu pop-out.
Isso é tudo. Você acabou de sinalizar um e-mail para acompanhamento amanhã com apenas um clique.
Esperamos que essas sugestões ajudem você a gerenciar seu próximo novo projeto ou até mesmo sua equipe no Outlook. Para ainda mais, consulte como adicionar equipes da Microsoft ao Outlook para ver uma maneira mais simples de participar ou agendar reuniões.
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