Você está procurando uma maneira fácil de compartilhar sua agenda em Microsoft Outlook? Esteja você trabalhando em um projeto de equipe ou precise coordenar com outra pessoa, este guia mostrará como fazer isso. Ensinaremos como compartilhar um calendário no Outlook usando as versões desktop e web do Outlook. E como bônus, você receberá dicas sobre como gerenciar as permissões da sua agenda.
Como compartilhar o calendário do Outlook usando um aplicativo do Windows
O compartilhamento da agenda será muito fácil se você usar Microsoft Outlook para Windows. Siga estas etapas:
1. Abra o Outlook no seu PC com Windows.
2. Encontre o ícone do Calendáriono canto inferior esquerdo.
3. Na guia Página inicial, selecione Compartilhar calendáriono canto superior direito da barra de ferramentas.
4. O Outlook apresentará uma lista de calendários compartilháveis. Lembre-se de que nem todos os calendários configurados no Outlook podem ser compartilhados.
5. Clique na agenda que deseja compartilhar para selecioná-la.
6. Uma nova caixa de diálogo será aberta com as propriedades do calendário. Selecione Adicionarpara adicionar usuários.
7. Em uma lista de contatos (normalmente sua agenda de endereços), escolha com quem você compartilhará o calendário. Comece a digitar o nome da pessoa e o Outlook preencherá o endereço de e-mail.
8. As pessoas adicionadas terão níveis de permissão de compartilhamento padrão. Agora você pode selecioná-los individualmente e alterar seu nível de acesso conforme achar necessário.
Como compartilhar o calendário do Outlook no site
Você ainda poderá compartilhar sua agenda usando o site do Outlook se estiver usando um dispositivo sem o aplicativo Microsoft Outlook. Veja como:
1. Abra seu navegador preferido e digite Outlook.live.com na barra de endereço. Faça login com suas credenciais.
2. Selecione o ícone Calendário no menu do lado esquerdo.
3. Selecione a agenda que deseja compartilhar e clique com o botão direito nela.
4. Se este calendário específico puder ser compartilhado, você terá a opção Compartilhamento e permissões. Clique nele.
5. Uma nova caixa de diálogo aparecerá. Digite o endereço de e-mail da pessoa com quem deseja compartilhar o calendário. Se o destinatário estiver em seus contatos, o aplicativo Web Outlook oferecerá uma lista na qual você poderá escolher os e-mails..
6. Depois de adicionar os usuários, você pode definir seus níveis de permissão. Escolha entrePode visualizar todos os detalhesePode editarem um menu suspenso.
7. Selecione Compartilhar.
Compreendendo os níveis de permissão
Ao compartilhar seu calendário do Outlook com alguém, você terá que definir o nível de permissão seguindo as etapas descritas acima. Você pode deixá-lo no padrão ou alterá-lo para uma das opções oferecidas. Existem cinco opções se você estiver usando o aplicativo Outlook para desktop e apenas duas opções se você compartilhar seu calendário através do site. Para saber exatamente qual nível de permissão escolher, você precisa entendê-los.
Lembre-se de que se quiser níveis de permissão mais detalhados, você terá que defini-los usando o aplicativo Outlook para desktop. A versão web possui opções limitadas; você pode definir apenas Pode visualizar todos os detalhesou Pode editar. Isso significa que seus colegas poderão ver todos os itens da agenda com todos os detalhes ou poderão vê-los e editá-los.
Pode ver quando estou ocupado
Este é o nível de permissão padrão e, se você optar por não alterá-lo, será o que o destinatário terá automaticamente. Seus colegas de trabalho com quem você compartilhou sua agenda poderão abri-la e ver apenas se você está disponível, ocupado, fora do escritório ou se tem um compromisso.
Pode visualizar títulos e locais
Se quiser mostrar mais detalhes aos destinatários da agenda, escolha a opção “Pode visualizar títulos e locais”. Embora isso dê acesso a detalhes limitados, seus colegas agora podem ver o local e os títulos (ou assuntos) de suas reuniões. Você pode rotular algumas de suas reuniões como compromissos privados e elas não mostrarão o local e o título. Em vez disso, eles serão designados como privados mesmo ao usar esse nível de permissão.
Pode visualizar todos os detalhes
Essa configuração de nível de permissão permitirá que os destinatários vejam detalhes completos e todos os itens da agenda. Além de reuniões e compromissos, eles também verão os participantes, notas de reuniões e anexos.
Pode editar
.Este nível de permissão permitirá que seus colegas alterem seu calendário do Outlook. Eles poderão adicionar ou remover seus compromissos. Mas eles não poderão receber solicitações de reunião para você, nem responder aos convites para reuniões.
Delegar
Provavelmente você desejará atribuir esse nível de permissão a alguém confiável. Isso permitirá que eles lidem plenamente com todas as reuniões, compromissos e convites. Ao atribuir permissão de delegação a alguém, você pode escolher se deseja conceder a essa pessoa o poder de lidar com seus compromissos privados. Mas para ajustar essas opções do Calendário do Outlook, você terá que acessar as Configurações da conta.
Para fazer isso, siga estas etapas:
1. Vá para Arquivono canto superior esquerdo do aplicativo Outlook.
2. Na guia Informações, selecione Configurações da conta.
3. Encontre a opção Acesso delegado
4. Configure as opções de Delegado. Você pode escolher que suas solicitações de reunião sejam entregues apenas aos seus delegados, mas receberá cópias deles. A segunda opção fará com que apenas seus delegados recebam solicitações de reunião. A terceira opção enviará solicitações de reunião para você e seu delegado.
É importante saber que não é possível definir uma organização inteira ou usuários externos como delegados. Este nível de permissão é reservado apenas para usuários ou grupos específicos. Os delegados terão acesso total a todos os itens do calendário, portanto escolha cuidadosamente a quem você deseja atribuir esse nível de permissão.
Compartilhar sua agenda no Outlook é uma ótima maneira de manter todos na mesma página. Seguindo essas etapas simples, você pode compartilhar facilmente sua agenda e ficar tranquilo sabendo que todos estão na mesma agenda. Você tem alguma outra dica para compartilhar calendários no Outlook? Deixe-nos saber nos comentários!
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