O Microsoft Office permite imprimir envelopes individualmente ou como mala direta em massa. Isso é extremamente valioso para empresas que precisam adicionar branding e outros elementos personalizados a uma extensa lista de e-mails.
Veja como você pode imprimir em um envelope no Microsoft Excel. Lembre-se de que você precisa do Microsoft Word e do Excel para fazer isso funcionar. Este método deve funcionar independentemente de você estar usando o pacote da Microsoft em um PC com Windows ou Mac.
Etapa 1: Crie sua lista de e-mails
O primeiro passo é criar a lista de destinatários para quem você enviará mensagens. Você pode pular esta etapa se precisar imprimir apenas um ou dois envelopes. No entanto, esta etapa é essencial para quem trabalha com grandes listas de e-mail.
Para criar sua lista de e-mails:
Abra o Microsoft Excel.
Crie uma nova planilha com as seguintes colunas: Nome, Sobrenome, Endereço, Estado, País, CEP. Importe seus contatos para a planilha, adicionando essas informações nas colunas correspondentes. Este documento se tornará sua lista principal de e-mails.
Verificar seus endereços nesta etapa é importante para evitar perda de tempo e dinheiro imprimindo dados antigos ou incorretos.
Etapa 2: Projete seu envelope
Em seguida, você precisa preparar seu modelo de envelope no Microsoft Word. Este é o documento que você configurará para preencher com os endereços dos destinatários ao imprimir automaticamente.
Para fazer isso:
Abra um documento em branco no Microsoft Word.
Selecione a guia Correspondências.
Clique em Envelopes.
Agora especifique o tamanho do papel dos seus envelopes. Para fazer isso, selecione o ícone de visualização.
Na guia Opções de envelope, selecione o menu suspenso em Tamanho do envelope.
Escolha o tamanho que seus envelopes precisam ter. O Word contém os tamanhos de envelope mais comuns, mas você pode definir o seu próprio clicando em Tamanho personalizado.
Em seguida, selecione Fonte…ao lado da caixa Endereço de entregaou Endereço de devoluçãopara definir a fonte desejada para ambas as opções..
Selecione OK.
A última etapa é adicionar a marca e elementos personalizados, se desejar. Para fazer isso, clique em Adicionar ao documento. Isso abrirá o envelope como um documento normal do Word, então edite-o normalmente.
Observação:Você pode usar um exemplo de endereço na caixa de texto do endereço de entrega para ver como seu envelope ficará quando impresso. Para visualizar seu envelope, clique em Visualizar resultadosna faixa de opções.
Etapa 3: Definir a alimentação da impressora
A próxima etapa é informar ao Microsoft Word como funciona o feed da sua impressora. Isso garante que seus envelopes serão impressos corretamente, com todos os elementos na devida organização.
Para definir a alimentação da impressora:
Clique em Correspondências>Envelopes.
Selecione Opções.
Clique na guia Opções de impressão.
Na janela Método de alimentação, selecione a orientação de como o envelope será alimentado na impressora. Recomendamos selecionar um método em que o envelope fique na borda da bandeja de alimentação, pois isso facilitará a colocação do envelope na impressora. Observe que os endereços de entrega e devolução ficarão desalinhados se o seu envelope não estiver posicionado corretamente.
Selecione Face para cimaou Face para baixopara definir em que direção o envelope será carregado.
Clique em Rotação no sentido horáriopara girar o design do envelope de acordo com sua preferência.
Se a sua impressora tiver mais de uma bandeja de alimentação, clique no menu suspenso em Alimentar depara escolher a bandeja correta.
Etapa 4: inicie a mala direta e vincule sua lista de e-mails
É hora de começar a mala direta. Isso permitirá que o Microsoft Word adicione automaticamente os nomes e endereços da fonte de dados da sua lista de endereços.
Para fazer isso:
No Word, clique em Correspondências>Iniciar mala direta>Envelopes..
Clique na guia Opções de envelope. Verifique novamente suas configurações na caixa de diálogo Opções de envelopee adicione seu endereço de retorno. Quando estiver pronto, clique em OK.
Clique em Arquivo>Salvarpara salvar seu modelo de envelope.
Clique em Correspondências>Selecionar destinatários>Usar umaLista existente. Se você estiver imprimindo apenas em um único envelope, selecione Digitar uma nova lista. Da mesma forma, se seus contatos já estiverem salvos no Microsoft Outlook como um lista de distribuição, você poderá selecionar Escolher emContatos do Outlook.
Selecione sua planilha Microsoft Excele confirme a escolha.
Se algum endereço precisar ser editado, você pode selecionar Editar lista de destinatáriospara alterá-lo.
Clique em Bloco de endereçona faixa de opções. Esta janela mostrará como ficará o seu bloco de endereço com os dados inseridos. O lado esquerdo contém uma lista de opções de como o nome e o endereço serão impressos.
Escolha uma opção e selecione OK.
Etapa 5: Imprima os envelopes
Se tudo parecer correto, é hora de concluir a mala direta e imprimir os endereços nos envelopes. Para fazer isso:
Selecione Concluir e mesclare então Imprimir documentos…
Finalmente, verifique se “Todos” está marcado e selecione OK.
Certifique-se de que as configurações da impressora estejam corretas e que os envelopes estejam alinhados corretamente e selecione OKnovamente. Sua impressora agora deve começar a imprimir seus envelopes.
Observação:o Word também permite criar e imprimir etiquetas se você preferir usar etiquetas de endereçamento em vez de imprimir diretamente nos envelopes. Você pode adicionar detalhes na caixa de diálogo de etiquetas de endereço clicando em Mailing>Etiquetas. Você também pode usar mala direta criar vários rótulos..
Não se esqueça dos selos
Infelizmente, não é possível imprimir envelopes apenas usando o Excel. No entanto, com a combinação do MS Word e do Excel, o processo de impressão de envelopes é incrivelmente fácil. Com este tutorial, você deverá ter seu próximo lote de correspondência pronto para envio rapidamente. Não se esqueça de pagar a postagem!
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