Como usar a mala direta no Word para criar cartas, etiquetas e envelopes

A mala direta é um recurso do Microsoft Word que ajuda você a simplificar a criação de cartas, etiquetas, envelopes, emails e um diretório personalizados. Como a mala direta não está entre os recursos mais usados ​​do MS Word, alguns usuários podem não saber como fazer uma mala direta no Word para criar cartas, etiquetas e envelopes.

Se você estiver tentando economizar o tempo gasto na personalização manual de cada carta, etiqueta ou outros documentos, a mala direta pode ser útil. Mesmo que você nunca tenha tentado criar uma carta de mala direta, o processo é bastante simples, e nós o orientamos em cada etapa abaixo.

Como criar cartas de mala direta

Microsoft O Word tem um assistente que o orienta em criando cartas de mala direta. O assistente solicitará a carta que você gostaria de usar e os destinatários da carta ao longo do caminho, portanto, certifique-se de ter uma lista de destinatários pronta para inserir. Se você não fizer isso, não é problema, você sempre pode adicionar uma lista de destinatários manualmente.

  1. Abra um documento do Word e digite sua mensagem. Deixe de fora os elementos personalizados (por exemplo, título, nome, cidade, etc.). Por enquanto, você pode apenas deixar um espaço em branco para onde deseja inserir esses elementos, assim:
    1. Quando seu modelo está pronto, selecione Correspondências>Iniciar mala direta>Assistente de mala direta passo a passona faixa superior.
      1. Um novo painel aparecerá na borda direita da janela do MS Word. Este é o assistente que o guiará pelo processo. Como primeiro passo, você precisará selecionar o tipo de documento em que está trabalhando. Selecione Cartase escolha Próximo: documento inicial.
        1. Você precisará escolher o documento que deseja usar para mala direta a seguir.
          Se você já digitou algum conteúdo para sua carta, selecione Usar o documento atual.
          >Se você quiser usar um modelo pronto para uso, selecione Iniciar de um modelo.Ao escolher um documento inicial, clique em Selecionar destinatários.
          1. A próxima etapa é selecionar os destinatários. Supondo que você tenha uma planilha do Excel preenchida com os dados do destinatário, você pode importar os dados selecionando a opção Usar um arquivo existentee selecionando Procurarna seção subsequente.

            2. Navegue até a planilha que contém a lista de destinatários usando o explorador, selecione a planilha e selecione Abrir.

            Ao selecionar a planilha, você verá a janela Selecionar tabela. Selecione a(s) tabela(s) relevante(s). Certifique-se de marcar a caixa ao lado do texto A primeira linha de dados contém cabeçalhos de colunase isso for verdade para seus dados e selecione OK.

            A seguir, você verá a lista de destinatários que o Word usará em sua mesclagem. Se tudo estiver correto, selecione OK.

            Ao adicionar a planilha do Excel, selecione Próximo: escreva sua carta.

            1. Agora você está pronto para adicionar marcadores de posição em sua carta. Leve o cursor para onde deseja adicionar o espaço reservado e selecione Mais itensno painel de mala direta.

              2. O Inserir campo de mesclagemserá aberta, onde você poderá selecionar o espaço reservado relevante e selecionar Inserirpara adicioná-lo à sua carta.

              1. Ao inserir todos os campos de mesclagem, selecione Próximo: visualizar suas cartas.

                2. Isso mostrará uma visualização de todas as cartas geradas com mala direta. Você pode usar os botões de seta no painel de mala direta para alternar a visualização das cartas.

                1. Selecione Próximo: concluir a mesclagem. Na etapa subsequente, selecione Imprimir(se desejar imprimir todas as letras) ou Editar letras individuais>Todas(se desejar para mesclar as letras em um único documento).

                  2. Como criar etiquetas de mala direta

                  É sempre uma boa ideia compilar suas lista de correspondência ordenadamente em uma planilha do Excel para que você não se sinta tonto quando precisar dos detalhes de correspondência de alguém. No entanto, se você quiser imprimir as etiquetas, a compilação da planilha do Excel não será suficiente. Em vez disso, você precisará criar etiquetas de mala direta no MS Word.

                  1. Se você já tem uma planilha do Excel com detalhes de envio, pode pular para a próxima etapa. Caso contrário, organize sua lista de e-mails em uma planilha do Excel. Adicione alguns cabeçalhos (Nome, Sobrenome, Endereço, etc.) e organize sua lista.
                  2. Mude para o MS Word. Use o assistente para criar rótulos. Abra um documento em branco e selecione Correspondências>Selecionar mala direta>Assistente de mala direta passo a passo.
                    1. Selecione Etiquetase, em seguida, Próximo: Documento inicial.
                      1. Na próxima tela, selecione Alterar layout do documento. Em seguida, selecione Opções de rótulopara definir o número do produto e a marca do rótulo.

                        2. Depois de selecionar OK>, você verá os rótulos descritos em seu documento. Caso contrário, vá para Design de tabela>Bordase selecione Visualizar linhas de grade.

                        1. Volte para a guia Correspondênciasno MS Word e selecione Selecionar destinatários>Usar uma lista existente.

                          2. Navegue até o arquivo Excel que contém a lista de e-mails. Selecione o arquivo e selecione Abrir.

                          1. Você verá o Selecionar tabela>janela. Se você tiver várias planilhas em sua pasta de trabalho, verá mais de um item aqui. Selecione aquele que contém sua lista de discussão. Marque a caixa ao lado do texto A primeira linha de dados contém cabeçalhos de colunae selecione OK.
                            1. O MS Word importa a lista de discussão. Selecione Bloqueio de endereço. Veja a pré-visualização à direita.

                              2. Se não estiver como você deseja, selecione Corresponder campos.Certifique-se de que todos os detalhes correspondem a um cabeçalho apropriado de sua planilha e selecione OK.

                              Veja a visualização novamente. Se estiver bom, selecione OK.

                              1. Agora você verá <>no rótulo . Vá para Correspondências>Atualizar marcadorespara adicionar <>a todos os marcadores.
                                1. As etiquetas agora estão prontas para serem mescladas. Vá para Correspondências>Concluir e mesclar>Editar documentos individuais.

                                  2. Você verá uma pequena janela aparecer. Selecione Todose, em seguida, OK.

                                  1. Agora você verá todos os seus marcadores mesclados.

                                    2. Como criar envelopes de mala direta

                                    A criação de envelopes de mala direta é basicamente a mesma que para etiquetas, mas com alguns ajustes.

                                    Novamente, clique em Correspondências>Iniciar mala direta>Assistente de mala direta passo a passo, mas desta vez , selecione Envelopese, em seguida, selecione Próximo: Documento inicialna parte inferior.

                                    1. Você será solicitado a selecionar um documento inicial. Selecione Opções de envelopepara selecionar o tamanho do envelope e a posição do endereço de entrega/devolução (consulte a próxima etapa) e selecione Próximo: Selecionar destinatários.
                                      1. Ao selecionar Opções de envelope, você verá uma pequena janela pop-up. Selecione o tamanho de envelope de sua preferência e selecione a fonte e o local para entrega e endereço de retorno.
                                        1. A próxima etapa do assistente é selecionar destinatários. Selecione Usar uma lista existente(supondo que você já tenha uma planilha do Excel contendo os dados do destinatário) e selecione Procurarpara procurar o arquivo.Selecione o arquivo relevante e clique em Próximo: organize seu envelope.
                                          1. Na próxima tela, selecione Bloco de endereço, veja a visualização para garantir parece que você deseja e selecione OK.

                                            2. Agora você verá <>aparecem no envelope.

                                            1. Selecione Próximo: visualizar seus envelopes. Você verá a mesma visualização que viu na etapa anterior, mas em seu documento. Você pode usar os botões de seta no painel do assistente para alternar entre os envelopes.

                                              2. Seus envelopes agora estão prontos para serem mesclados. Selecione Próximo: concluir a mesclagem.

                                              1. Na tela a seguir, você verá uma opção para Editar envelopes individuais>. Selecione-o, selecione Todospara mesclar todos os registros e selecione OK.

                                                2. Agora você verá todos os envelopes mesclados em um único documento.

                                                Impressão em massa e e-mails facilitados

                                                Usar a mala direta pode economizar muito tempo que você gastaria personalizando suas cartas, etiquetas ou envelopes. Isso não é tudo que você pode fazer com o MS Word, no entanto. Você também pode criar cartões de felicitações, livretos e fichas.

                                                A mala direta já existe há algum tempo, mas se você deseja tornar seus processos eficientes, O Microsoft Office 2019 introduziu alguns recursos interessantes você pode querer dar uma olhada.

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                                                6.10.2021