Como fazer mala direta do Excel para o Microsoft Word

Se você deseja criar uma mala direta do Excel para o Word, há mais coisas envolvidas do que simplesmente conectar uma planilha. Quer você configure a planilha do Excel do zero ou importe um arquivo de texto ou CSV, você deve garantir que seus dados estejam estruturados corretamente.

Mostraremos como formatar sua lista de e-mails em um documento do Microsoft Excel para que, ao conectá-la a Palavra para mala direta, tudo funcione corretamente.

Importar um arquivo para Excel

Se você tiver um arquivo de texto ou CSV como fonte de dados para a lista de e-mails, poderá importá-lo para um arquivo Excel. A partir daí, você pode organizar e formatar os dados corretamente antes de conectá-los por meio do recurso de mala direta ou do assistente do Word.

Embora o processo seja semelhante para versões do Excel, é um pouco diferente para o Microsoft 365 em comparação ao Excel para Mac ou outras versões do Excel.

Importar um arquivo usando o Microsoft 365

Se você estiver usando o Excel com o Microsoft 365 no Windows, siga estas etapas para importar seu arquivo de dados.

Vá para a guia Dadose selecione Do texto/CSVna seção Obter e transformar dados da faixa de opções.

Procure e selecione o arquivo. Em seguida, escolha Importar.

Na janela pop-up, confirme ou edite os três menus suspensos na parte superior para Origem do arquivo, Delimitador e Detecção de tipo de dados.

Para formatar os campos na importação, selecione Transformar dados. Observação: se você planeja formatá-los mais tarde, selecione Carregarpara importar os dados diretamente.

Se você escolher Transformar dados, selecione a primeira coluna que deseja formatar na janela do Power Query exibida.

Em seguida, vá para a guia Homee use a lista suspensa Tipo de dadosna seção Transformar para escolher o formato.

Selecione Substituir atual.

Continue esse processo para cada coluna do seu conjunto de dados.

Quando terminar, você verá os resultados da visualização e poderá selecionar Fechar e carregarna guia Página inicial.

Você receberá seu arquivo importado com o número de linhas carregadas. Você pode então fazer ajustes adicionais conforme necessário e salvar o arquivo..

Importar um arquivo usando outras versões do Excel

Se você estiver usando o Excel no Mac ou outra versão como o Excel 2013, siga estas etapas para importar um arquivo de texto ou CSV.

Vá para a guia Dados, abra o menu Obter dadose escolha Do texto.

Procure e selecione o arquivo. Em seguida, escolha ImportarouObter dados.

Na janela do Assistente de importação de texto, escolha Delimitadoe, opcionalmente, defina Iniciar importação na linha, Origem do arquivo e se seus dados contêm cabeçalhos de coluna. Selecione Próximo.

Na próxima tela, marque a caixa de seleção do tipo de delimitador que você está usando, como tabulação, vírgula ou espaço, e selecione Próximo.

Na tela final, você tem a opção de formatar os dados. Para fazer isso, selecione cada coluna e escolha seu formato de dados na parte superior. Aviso para datas, você pode escolher a estrutura; para dados numéricos, você pode selecionar Avançadopara escolher os separadores Decimais e de Milhares. Selecione Concluir.

Na caixa de diálogo Importar dados, selecione uma célula para uma Planilha existenteou escolha Nova planilhapara os dados. Selecione Importar.

Você terá então sua lista de destinatários importada e pronta para revisão, edição e salvamento.

Configurar a correspondência Listar no Excel

Quer você importe um arquivo conforme descrito acima ou crie sua lista de e-mails no Excel do zero, há várias coisas que você deve ter em mente. Isso pode exigir que você ajuste seus dados do Excel.

Certifique-se de que:

Os dados estão formatados corretamente para texto, porcentagens e números (descritos abaixo)

Os nomes das colunas na sua planilha correspondem aos nomes dos campos que você planeja usar no Word

Os dados estão na primeira planilha da sua apostila

A pasta de trabalho é salva localmente (no seu computador)

As edições ou alterações são finalizadas antes de conectar a planilha no Word

Formatar a lista de e-mail no Excel

Além de gerenciar os dados da sua lista de e-mails no Excel, você deve certificar-se de que ela esteja formatada corretamente. Isso é imperativo para porcentagens e CEPs ou códigos postais..

Porcentagens: por padrão, as porcentagens são multiplicadas por 100. Formate as porcentagens como Texto se quiser evitar esse cálculo.

Números: Formate os números para corresponder às suas categorias. Por exemplo, use Moeda para valores em dólares.

CEPs ou códigos postais: formate CEPs ou códigos postais como texto. Se você formatá-los como números, perderá os zeros iniciais para códigos como 00321.

Para formatar seus dados, selecione uma coluna, vá para a guia Página iniciale escolha o formato na lista suspensa Formato de número.

Lembre-se de que, embora você formate os dados específicos para sua categoria, eles não exibem os símbolos correspondentes quando você os conecta ao Word. Por exemplo, ao mapear uma porcentagem, você verá apenas a exibição do número, não o sinal de porcentagem. Você deve adicionar os símbolos que deseja adjacentes aos campos mapeados no documento de mala direta do Word.

Pronto para mesclar

Depois de ter sua lista de destinatários pronta para uso no Excel, é hora de usar o recurso de mala direta do Word para finalizar o processo. Sejam cartas personalizadas ou mensagens de e-mail, consulte nosso tutorial criando uma mala direta no Microsoft Word para obter detalhes completos.

Além disso, você pode conferir como fazer criar rótulos em um documento do Word a partir de uma planilha do Excel.

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