Você já perdeu um e-mail importante porque sua caixa de entrada estava cheia de mensagens anteriores não respondidas? Muitas pessoas já passaram por isso e quase todo mundo conhece a distração de cinquenta e-mails não lidos que exigem sua atenção assim que você abre sua caixa de entrada pela manhã.
De acordo com estudos, os funcionários gastam até 28 por cento de sua semana lendo e respondendo e-mails. Isso é mais de um quarto do seu tempo todo no trabalho. Quanto mais você poderia realizar se não tivesse que lidar com uma enxurrada constante de e-mails?
O que é o Inbox Zero?
O Inbox Zero é um conceito desenvolvido por Merlin Mann, um especialista em produtividade. Embora a maioria das pessoas interprete o “zero” no nome como se referindo ao número de emails que uma pessoa tem, originalmente referia quanto tempo as pessoas passam pensando no email. Se você não tem nenhum e-mail, quase não passa nenhum tempo pensando neles.
Este artigo o orientará sobre como reduzir ao mínimo o número de e-mails não lidos na sua caixa de entrada usando as ferramentas disponíveis no Gmail , bem como práticas que você pode aplicar ao seu dia de trabalho que o ajudarão a controlar a enxurrada de e-mails que recebe ao longo do dia.
Fundamentos do gerenciamento de e-mail
A primeira etapa para melhorar a produtividade do seu e-mail é fechar a caixa de entrada. Pode parecer contra-intuitivo, mas é melhor conceder a si mesmo determinados períodos de tempo para ler e responder aos e-mails do que endereçá-los assim que chegarem. A pesquisa mostrou que prazos, auto-impostos ou não, aumentam a eficiência e reduz o tempo gasto em um projeto.
Reserve cinco minutos no início de cada hora, ou talvez vinte minutos no início e no final do dia, para responder e-mails. Exclua todos os emails claramente spam. Se um e-mail levar dois minutos ou menos para ser respondido, responda primeiro.
Se um e-mail precisar de mais tempo para responder, mova-o para uma pasta especialmente designada.
Usando o Gmail para chegar à caixa de entrada zero
O Gmail é o máximo -usado cliente de e-mail no mundo, mas a maioria das pessoas não percebe o quão versátil a plataforma realmente é. O Gmail é repleto de ferramentas e opções personalizáveis que oferecem um tremendo controle sobre sua aparência. O Inbox Zero se torna muito mais acessível quando você aproveita essas ferramentas.
Usar estrelas especiais
Todo mundo sabe sobre a capacidade de “marcar com estrela” um e-mail clicando no ícone de estrela - mas você sabia que existem 12 estrelas diferentes que podem ser usadas? Clique em Configurações>Ver todas as configurações>Gerale role até ver a subseção Estrelas.
Existem diferentes cores de estrelas, mas também existem ícones como um ponto de exclamação, uma seta de avanço rápido, uma marca de seleção, um ponto de interrogação e um i minúsculo. Por padrão, apenas a estrela principal está ativa, mas você pode clicar e arrastar qualquer um dos ícones para a seção Em usopara ativá-los.
Apenas um único símbolo aparecerá no Gmail. Clique várias vezes para percorrer todas as estrelas diferentes que você selecionou. Escolha pelo menos quatro símbolos: a estrela padrão, a estrela vermelha, o i minúsculo e o sinal verde.
Configurar várias caixas de entrada e filtros
Você já deve estar familiarizado com várias das guias disponíveis no Gmail: Promoções, Pessoal, Social, etc. . Navegue até Configurações>Caixa de entradae, ao lado de Tipo de caixa de entrada, clique na caixa suspensa e selecione Várias caixas de entrada.
É exibida uma nova seção chamada Várias seções da caixa de entrada.Você pode nomear até cinco seções personalizadas para visualizar ao lado de sua caixa de entrada principal, embora duas sejam preenchidas por padrão. Uma seção é para e-mails com estrela, enquanto a outra é para rascunhos. Essas seções são designadas por suas consultas de pesquisa, portanto, você precisará aprender como cada uma das estrelas especiais é chamada para separar seções para elas.
Estes são os nomes de cada estrela :
O campo de consulta de pesquisa reconhece diferentes operadores, portanto, você pode usar os comandos OR / AND para incluir várias estrelas na mesma seção. Ao lado do campo Consulta de pesquisaestá o campo Nome da seção. Insira o nome específico com o qual deseja que o campo seja chamado aqui.
Para obter a Caixa de entrada zero, é melhor configurar algumas seções específicas:
Você pode optar por configurar uma quinta seção de acordo com suas necessidades , mas esses quatro lidarão com as tarefas mais básicas.
Atingindo a caixa de entrada zero
Agora que você alterou suas configurações do Gmail, é hora de colocar tudo em ação. Primeiro, defina seus filtros. Digite o seguinte:
Quando você recebe um e-mail, a primeira coisa que você deve fazer é decidir se requer uma resposta ou se deve excluí-la. Se o e-mail for spam ou simplesmente não justificar uma resposta, exclua-o ou arquive-o imediatamente.
Se o e-mail exigir uma resposta e demorar menos de dois minutos, responda. Se precisar de mais de dois minutos, clique no ícone Estrelauma vez. Se o e-mail for urgente e for a próxima coisa a ser respondida, clique no ícone duas vezes para marcá-lo com uma estrela vermelha.
Depois de responder a um e-mail, se estiver esperando uma resposta, clique no ícone Estrelatrês vezes para designá-lo como “Aguardando resposta”. Se você receber um e-mail que seja melhor administrado por outra pessoa, encaminhe-o para a pessoa adequada e clique no ícone Estrelaquatro vezes para marcá-lo como “Delegado”.
Escolha quando deseja responder ao seu e-mail e concentre-se em trabalhar apenas nesses horários. Ao definir prazos e períodos para lidar com o e-mail, você reduz o tempo que passa na caixa de entrada para que possa se concentrar em tarefas mais importantes. Se você decidir lidar com isso no início do expediente, concentre-se em responder a todos os e-mails urgentes primeiro e, em seguida, cuide do resto.
Ao colocar esses métodos em prática, você poderá obter em breve o controle total da sua caixa de entrada. Se já está uma bagunça, reserve meia hora por dia para examinar os e-mails que você já tem e determinar se eles são importantes ou não. Responda àqueles que precisam, exclua aqueles que não precisam.
Pode demorar um pouco, mas filtros, caixas de entrada designadas e outras ferramentas o ajudarão a chegar à Caixa de entrada zero - e você encontrará as técnicas que melhor o ajudarão a permanecer lá.