Todoist x Microsoft To Do: qual é o certo para você

Os aplicativos de lista de tarefas estão se tornando essenciais à medida que todos se adaptam a um ambiente de trabalho remoto. Os aplicativos de tarefas são populares porque é fácil esquecer coisas ao lidar com vários projetos com vários clientes.

Uma tarefa perdida costuma ser cara, custando tempo e dinheiro. Eles também são essenciais para as tarefas pessoais diárias. Por exemplo, se você precisar de lembretes sobre a renovação da sua licença ou a conclusão de uma tarefa, os aplicativos de gerenciamento de tarefas podem ajudar a notificá-lo quando a tarefa estiver vencida.

O problema, porém, é que existem muitos aplicativos de lista de tarefas no mercado. Neste artigo, ajudamos você a diferenciar entre dois dos mais populares: Todoist vs Microsoft para fazer.

Recursos e Funcionalidades

Cada aplicativo tem seu próprio conjunto de recursos.

O Microsoft To Do se concentra na simplicidade. Depois de adquirir o Wunderlist em 2015, a Microsoft o substituiu pelo Microsoft To Do. O plano era criar um aplicativo mais robusto e com mais recursos, mas em vez disso, a Microsoft criou um aplicativo simples com apenas recursos básicos.

Por outro lado, Todoist oferece uma gama mais ampla de recursos que são ideais para uso comercial.

O Microsoft To Do e o Todoist têm interfaces semelhantes, com uma barra lateral esquerda para alternar entre as seções do aplicativo e um painel direito com uma lista de tarefas.

Listas de tarefas

O Microsoft To Do oferece quatro tipos de filtros para listas onde você pode filtrar suas tarefas por:

Meu dia:Esta é uma lista inteligente onde você pode adicionar manualmente as tarefas que deseja realizar hoje. Se você não concluir uma tarefa desta lista no mesmo dia, a tarefa será salva em sua lista de tarefas geral à noite, quando a lista for redefinida automaticamente. As tarefas não concluídas aparecem como sugestão na seção Tarefas do meu dia no dia seguinte.

Importante: tarefas importantes (clique na estrela ao lado do título de uma tarefa) aparecem aqui.

Planejada:qualquer tarefa com data de vencimento ou lembrete aparece nesta seção.

Atribuído a mim:quando colaborando com colegas de equipe em um projeto tiver várias tarefas, você verá todas as tarefas atribuídas a você nesta seção.

Tarefas:é aqui que todasas suas tarefas aparecem..

Você também pode adicionar novas listas de tarefas à barra lateral esquerda ou criar um grupo de listas de tarefas clicando no ícone no canto inferior direito da barra lateral. É uma interface de usuário bastante simples quando você olha para ela:

Agora, vamos comparar isso com a forma como as coisas funcionam no Todoist.

Com Todoist, você pode fazer muito mais.

A barra lateral do Todoist não está dividida em filtros de tarefas como o Microsoft To Do. Aqui está o que você verá na barra lateral do Todoist:

Caixa de entrada:todas as tarefas criadas por você (não para um projeto específico) e atribuídas a você aparecem aqui.

Hoje:as tarefas que vencem hoje e as tarefas atrasadas aparecem aqui.

Próximas:Você vê uma lista de tarefas por data aqui, e as tarefas atrasadas também aparecem no topo desta seção.

Filtros e rótulos:Você pode filtrar tarefas com base em parâmetros como prioridade ou por rótulos. Ao contrário do Microsoft To Do, Todoist tem uma seção inteira dedicada à filtragem, o que se traduz em facilidade de uso porque condensa vários recursos diretamente na barra lateral.

Projetos:As tarefas aparecem em seus respectivos projetos. Você também pode acessar projetos arquivados. No entanto, a Microsoft não permite o arquivamento de projetos (ou listas de tarefas, como os chama). Todas as listas de tarefas são excluídas permanentemente do To Do quando você as exclui.

Todoist oferece um conjunto de recursos mais abrangente para listas de tarefas, mas se você precisar de algo mais simples, To Do faz mais sentido.

Criação de Tarefas

Ambos os aplicativos possuem alguns recursos padrão de criação de tarefas. Por exemplo, ambos permitem a criação de subtarefas e oferecem opções para adicionar um lembrete, data de vencimento e responsáveis.

No entanto, também existem muitas diferenças:

Subtarefas:você pode adicionar subtarefas em ambos os aplicativos. To Do refere-se às subtarefas como “etapas”. A diferença é que Todoist permite adicionar subtarefas dentro de subtarefas, enquanto o To Do não.

Seções:Todoist permite criar seções dentro do mesmo projeto, o que significa que você pode agrupar tarefas com base em critérios específicos, mesmo dentro do mesmo projeto. No Microsoft To Do, você só pode adicionar tarefas individuais em um projeto..

Lembrete:Lembretes estão disponíveis em ambos os aplicativos ao criar uma tarefa. No entanto, apenas usuários com assinatura do plano Pro ou Business podem acessar o recurso Lembretes no Todoist. Não há como definir lembretes se você estiver usando aversão gratuita.

Datas de vencimentorecorrentes:To Do mantém as coisas simples, permitindo que você defina tarefas “Repetidas”. No entanto, Todoist vai um passo além e usa a análise de linguagem natural para definir datas de vencimento recorrentes. Por exemplo, ao criar uma tarefa, tente digitar “Lembre-me de fazer o check-in do Nate toda segunda-feira” no campo de nome e Todoist definirá automaticamente as datas de vencimento recorrentes.

Além dessas diferenças, Todoist também oferece alguns recursos adicionais que você não encontrará no aplicativo To Do:

Priorização:O aplicativo Todoist permite definir prioridades para cada tarefa, embora não exista essa opção no To Do.

Comentários e reações:Todoist oferece vários recursos colaborativos, como comentários e reações. Você pode marcar colegas de equipe na seção de comentários para trocar informações ou compartilhar atualizações.

Atividade de tarefas:você pode visualizar um registro de atividades para todas as tarefas, o que permite monitorar e auditar o fluxo de trabalho de forma eficiente.

Visualizações de tarefas

As visualizações de tarefas são um dos recursos essenciais, especialmente para usuários que desejam gerenciar um fluxo de trabalho complexo.

Embora os aplicativos de tarefas geralmente não forneçam tantas visualizações de tarefas quanto os aplicativos de gerenciamento de projetos, os usuários esperam pelo menos um quadro kanban dos aplicativos de tarefas.

Infelizmente, o Microsoft To Do não oferece outras visualizações, exceto a lista simples. Por outro lado, Todoist oferece uma visualização de lista e uma visualização de quadro.

Você pode usar a visualização Quadro kanban de Todoist da mesma forma que um aplicativo de gerenciamento de projetos como o Trello baseado em quadro kanban, onde você cria colunas para cada etapa do seu fluxo de trabalho e os cartões são movidos à medida que avançam. conclua cada etapa.

Recursos diversos

Abordamos quase tudo que o Microsoft To Do tem a oferecer. Infelizmente, o To Do não possui recursos extras dignos de nota (exceto integrações). No entanto, você ganha algumas vantagens extras com Todoist..

Pontos

Karma:O aplicativo gamifica a produtividade de seus usuários com Karma. Ao acessar a seção Produtividade em Todoist, você verá a opção de criar metas. Você pode definir metas para criar um número específico de tarefas diárias ou semanais.

Você ganha pontos de Karma sempre que conclui uma tarefa e atinge seu objetivo. Consulte como funcionam os pontos Karma no site Todoist.

Integrações:As integrações são um dos recursos mais poderosos do Todoist. Você pode integrar Todoist com praticamente qualquer aplicativo, incluindo Gmail, Chrome, Google Calendar, Outlook e Zapier. Você também pode integrar aplicativos que não estão na lista com integrações como Apiway.

Até o Microsoft To Do oferece integrações para aplicativos como o calendário do Google e o Office 365 Suite. No entanto, as opções são consideravelmente menores que o Todoist. Também é importante notar que você pode usar uma ferramenta como o Zapier para integrar o To Do ou Todoist com muitos outros aplicativos.

Estilo de alerta:Você pode personalizar como deseja ser notificado sobre os alertas do Todoist para cada atividade. Por exemplo, se você é o gerente, talvez não queira receber notificações por e-mail sempre que um colaborador entrar ou sair de um projeto, mas talvez prefira ser notificado quando uma tarefa for concluída.

Modelos:Você pode criar projetos rapidamente importando um modelo pronto para uso do biblioteca de modelos do Todoist. De projetos pessoais a integração de funcionários, você encontrará na biblioteca um modelo para quase todos os projetos que imaginar.

Backups automáticos:Os backups automáticos não estão disponíveis no plano gratuito. Você pode fazer backup de todos os seus dados na nuvem se tiver um plano pago.

Nenhum dos recursos listados nesta seção está disponível no Microsoft To Do, o que torna o Todoist mais adequado para usuários exigentes, como empresas.

Compatibilidade de dispositivos

O Microsoft To Do e o Todoist são aplicativos multiplataforma, mas o Todoist funciona em mais dispositivos que o To Do.

Você pode usar o To Do no Windows, Mac, Android, iOS e na Web. Todoist está disponível em todas as plataformas, incluindo Linux, Wear OS e Apple Watch.

Além do aplicativo móvel, você pode adicionar o widget Todoist no seu iPhone, iPad ou dispositivo Android..

Todoist também permite criar tarefas diretamente a partir de e-mails por meio do complemento do Gmail, da extensão do Gmail e do plug-in do Outlook. Você também pode usar o Todoist no seu navegador – ele tem extensões para Chrome, Edge, Firefox e Safari.

Preços

O Microsoft To Do é totalmente gratuito. Todoist tem um plano gratuito, mas bloqueia alguns de seus recursos nos planos Pro e Business. O plano gratuito permite apenas até 5 projetos ativos, 5 colaboradores por projeto, upload de arquivos de até 5 MB, 3 filtros e histórico de atividades de 1 semana.

A versão gratuita funciona bem para uso pessoal, mas é quase certo que os usuários empresariais desejarão adquirir um dos planos pagos.

O plano Pro do Todoist custa US$ 4 por mês, enquanto o plano Business custa US$ 6 por mês, desde que você pague o ano inteiro.

Qual ​​é o ideal para você: Todoist ou Microsoft To Do

Ambos os aplicativos têm seus casos de uso.

O Microsoft To Do é ideal se você simplesmente deseja usar a abordagem GTD (Fazendo as coisas ) para tarefas pessoais. Você não precisa da longa lista de recursos do Todoist para tornar sua lista de compras mais complexa do que deveria ser.

Se você procura algo mais do que a capacidade de criar e concluir tarefas, como colaborar em tarefas marcando seus colegas de equipe ou integrando-se com outros aplicativos de negócios, considere Todoist.

É a escolha perfeita quando você não quer um aplicativo completo de gerenciamento de projetos como o Asana. Apenas algo poderoso o suficiente para lidar com tarefas de negócios e colaboração.

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