Se você é um usuário do Microsoft 365, deve ter visto o ícone do aplicativo Power Automate listado entre os aplicativos da Microsoft com os quais está mais familiarizado, como Excel, Powerpoint e Outlook. Discutiremos o que é o Power Automate e o que ele pode fazer. Em seguida, daremos uma olhada em alguns modelos úteis do Power Automate que você pode implementar imediatamente.
Muitos trabalhos de escritório envolvem tarefas repetitivas que não exigem um cientista espacial para realizar - coisas como salvar um anexo do email em uma pasta específica no OneDrive ou Dropbox ou criar uma tarefa no Microsoft Planejador a partir de uma mensagem no Microsoft Teams. Esses são os tipos de tarefas para as quais o Power Automate foi criado.
O que é o Microsoft Power Automate?
O Microsoft Power Automate costumava ser chamado de Microsoft Flow. É um kit de ferramentas semelhante ao IFTTT (se isto então aquilo) que você pode usar para fazer coisas como:
Em outras palavras, o Microsoft Power Automate permite substituir processos manuais e às vezes complexos por fluxos de trabalho automatizados.
Não apenas para aplicativos da Microsoft
Como você poderia esperar, o Microsoft Power Automate se conecta a outros aplicativos da Microsoft. Você poderia, por exemplo, configurar um processo no Power Automate que pega uma mensagem que você recebe no Microsoft Teams e a salva em Microsoft OneNote.
Mas o que torna o Power Automate realmente útil é que ele também pode se conectar a uma toneladade aplicativos de terceiros. A última vez que verificamos, o Power Automate se conecta a mais de 500 outros serviços. Uau.
Três tipos de fluxos
A Microsoft categoriza coisas que você pode fazer no Power Automate em três tipos de fluxos:
Vamos observe cada tipo de fluxo e explique por que você pode usá-lo.
Fluxos de nuvem do Power Automate
Os fluxos de nuvem no Microsoft Power Automate podem ser divididos em três categorias:
Fluxos automatizados são acionados por um evento, como quando um Um novo tweet é postado com uma hashtag específica ou quando você recebe um e-mail de uma pessoa específica. Você pode usar um fluxo automatizado para conectar contas e permitir que elas se comuniquem entre si. Por exemplo, você pode criar uma automação que envia uma mensagem de texto sempre que você recebe um e-mail de seu chefe.
O clique de um botão aciona fluxos instantâneos. Digamos que você envie um e-mail repetidamente à sua equipe com um lembrete para participar da reunião diária da equipe. Você pode criar um botão para automatizar isso. Crie o botão e, a qualquer momento, sempre que você clicar nele, um e-mail será enviado automaticamente para sua equipe lembrando-os de entrar na reunião. Isso não apenas poupará seu tempo, mas também reduzirá os erros, como deixar alguém inadvertidamente fora do e-mail.
Um fluxo programado automatiza tarefas de acordo com uma programação. Por exemplo, você pode criar um fluxo programado que carregue dados automaticamente para um site do SharePoint ou um banco de dados específico.
Esses são os três tipos de fluxos do Power Automate que lidam com informações na nuvem. A seguir, veremos os fluxos das tarefas que você realiza em sua área de trabalho.
Fluxos da área de trabalho do Power Automate
A Microsoft tem uma ferramenta chamada Power Automate Desktop que estende os recursos do Power Automate, permitindo automatizar processos repetitivos da área de trabalho e que inclui ações que você executa no rede. É semelhante a gravar uma macro no Excel. Você pode registrar uma série de ações e especificar as condições que devem ser verdadeiras para acionar esse conjunto de ações.
Por exemplo, você pode criar um fluxo de área de trabalho que extraia dados de um site e o adiciona a um arquivo do Excel. Ou você pode configurar um fluxo que combina documentos do Microsoft Word em PDFs.
Fluxos de processos de negócios do Power Automatizar
Digamos que você tenha funcionários que respondem às solicitações de atendimento ao cliente. Não importa qual funcionário está interagindo com um cliente, você deseja que eles sigam exatamente as mesmas etapas, para que a experiência do cliente seja consistente.
Em outras palavras, você pode usar um fluxo de processo de negócios para configurar uma série de etapas a serem seguidas pelas pessoas para atingir um determinado resultado. Em vez de depender apenas do treinamento de funcionários, os fluxos de processos de negócios orientam os funcionários e os ajudam a evitar erros.
Modelos úteis de automação de poder
Talvez a maneira mais fácil de entender o que é o Microsoft Power O Automate pode fazer é explorar alguns modelos. Se você já usou o IFTTT, está familiarizado com esse conceito. Os modelos do Power Automate são como o miniaplicativos ou receitas em IFTTT.
Você pode usar os modelos do Power Automate no estado em que se encontram ou pode ajustá-los para se adequar às suas circunstâncias e objetivos específicos. Aqui estão alguns para você começar.
Modelos úteis de fluxo automatizado
Sempre que você receber um e-mail com um anexo, o anexo será salvo em seu OneDrive em uma pasta chamada Anexos de e-mail do Power Automate.
Sempre que houver um tweet sobre uma palavra-chave que você especificar, o Power Automate enviará um e-mail com alguns detalhes básicos do usuário sobre a conta que postou o tweet.
Modelos de fluxo instantâneo úteis
Este modelo de fluxo cria um botão que enviará a você um lembrete atrasado personalizado.
Este fluxo permite que você agende uma reunião com o remetente de qualquer mensagem de um canal ou bate-papo do Microsoft Teams.
Útil agendado Modelos de fluxo
Este modelo analisará sua agenda e enviará a você um resumo por e-mail da próxima semana, incluindo informações sobre voos, hotéis e clima.
Este é ótimo para pessoas que se esquecem de olhar a programação de amanhã, mas costumam verificar e-mails. Se houver reuniões no dia seguinte antes da hora especificada, será enviado um lembrete para seu e-mail do Outlook.
Passe mais tempo fazendo coisas que ninguém mais pode fazer
O slogan da Microsoft para o Power Automate é: “Cuide do que é importante. Automatize o resto. ” Você tem que admitir, eles têm razão. Se você automatizar o que pode ser automatizado, terá mais tempo para coisas mais importantes, como criar estratégias, pensar profundamente e relaxar. O futuro é agora e é hora de colocar os robôs para trabalhar para você!