Ter um endereço de e-mail é como ter um número de telefone: assim que estiver no mundo, você não deseja alterá-lo.
Além dos estimados 30% dos endereços de e-mail que mudam a cada ano, a maioria dos quais é um e-mail comercial, a maioria das pessoas provavelmente não gostaria de lidar com o incômodo de transferir contatos, redirecionar pessoas para o novo endereço de e-mail ou procurar todos os sites, assinaturas e beneficiários de contas para atualizar seus endereços de e-mail registrados.
No entanto, às vezes as pessoas têm uma boa chance de fazer uma grande mudança de um local digital para outro. Pode ser que seu provedor de e-mail esteja desatualizado e não consiga acompanhar os modelos modernos; ou talvez seu provedor esteja fechando e você precisará encontrar um novo lar.
A maioria das pessoas não realmente tenha um bom conceito do que existe e do que diferencia um serviço de email de outro. Mas o fato é que Microsoft Outlook e Google Gmail se tornaram as duas plataformas mais exemplares para gerenciar o que quase se tornou um aspecto essencial da vida.
O que torna esses dois provedores de e-mail melhores, piores, diferentes ou iguais em comparação entre si? Quando se trata de três planos pessoais, as nuances entre o Outlook e o Gmail provavelmente são significativas para a maioria dos usuários. É por isso que, aqui, focaremos na comparação do plano de negócios baseado em assinaturas de cada serviço, para que você possa decidir qual deles faz mais sentido para você, sua empresa e seus funcionários.
Aparência, sensação e custo
Vamos tirar isso do caminho. O Outlook e o Gmail oferecem interfaces muito diferentes. Para simplificar, o Outlook mantém uma aparência corporativa, enquanto o Gmail oferece algo um pouco mais criativo e parecido com o da inicialização. Se o Outlook é a versão moderna das comunicações corporativas, o Gmail é pós-moderno.
A interface do Outlook está repleta de opções e recursos personalizáveis, muitos dos quais você ou seus funcionários nunca acabarão usando. Embora o Gmail ofereça seu próprio conjunto de funcionalidades, no geral, é uma experiência muito mais simples para o usuário, focada em fornecer o essencial de que você precisa para ser eficiente.
Quando se trata de comprar esses serviços de e-mail, você está realmente comprando os pacotes fornecidos, Microsoft Office 365 e Google G Suite. Lembre-se de que o Office 365 exige um compromisso anual, embora você seja cobrado mensalmente. O G Suite é apenas um plano de assinatura mensal com base no número de funcionários. Veja como esses preços são calculados por usuário por mês.
| Office 365 | G Suite |
| Office 365 Business Essentials: $ 5 | G Suite Basic: $ 6 |
| Office 365 Business: $ 8,25 | G Suite Business: $ 12 |
| Office 365 Business Premium: $ 12,50 | G Suite Enterprise: $ 25 |
Conjunto de ferramentas
Novamente, quando você compra o Outlook ou o Gmail para empresas, está realmente comprando mais do que apenas um serviço de email. Você está comprando um conjunto de ferramentas, das quais o email é apenas um.
Quando se trata do que diferencia o Office 365 e o G Suite, é realmente uma comparação entre um operador histórico e seu disruptor. Abordaremos mais sobre o que torna esses dois conjuntos iguais e diferentes em um artigo futuro, mas aqui estão alguns dos aspectos contrastantes que se destacam.
Microsoft Office 365
todos utilizamos o Microsoft Word, Excel e PowerPoint. Esses são os princípios básicos do Office, mas o Office 365 oferece ainda mais. Hoje, esses três programas estão disponíveis online, não apenas como programas de desktop, facilitando o trabalho e o trabalho que você faz neles. Além disso, o 365 fornece:
Esses poucos aplicativos oferecem recursos abrangentes que definiram a maneira como as empresas operam internamente em escala digital. É um grande atrativo que a Microsoft tenha consolidado tanto sucesso nessas ferramentas para simplificar a experiência que oferece às empresas.
Google G Suite
Embora o G Suite ofereça sua própria variedade de aplicativos que estão a par dos produtos básicos da Microsoft - e mais. As alternativas do GSuite para Word, Excel e PowerPoint são Documentos, Planilhas e Slides. Mas o G Suite oferece ainda mais que seriam úteis para qualquer empresa:
Claramente, há muito a considerar aqui. O Outlook se consolida bastante nos poucos aplicativos robustos que oferece. O Google oferece uma gama aparentemente muito mais ampla de recursos espalhados por vários aplicativos, alguns dos quais o Office 365 não oferece.
Organização
Quando você está no negócio, os e-mails são ininterruptos; e são mais do que apenas veículos para conversar. Os e-mails são recipientes que os profissionais usam para tomar decisões de negócios, algumas das quais são críticas para a emissão. Se você não conseguir manter as conversas e as informações priorizadas e organizadas, será difícil trabalhar de maneira eficaz e eficiente ema velocidade dos negócios e evite comprometer os resultados da qualidade.
Perspectiva
Se você pensar nos métodos tradicionais de organização pré-digital, pastas e arquivos provavelmente lhe serão lembrados. Como a digitalização é essencialmente o processo de levar as atividades tangíveis e abstraí-las para os processos digitais, naturalmente se supõe que criar pastas e arquivos de e-mail seja o curso natural da ação.
É assim que o Outlook funciona. Ele usa um sistema de pastas tradicional e permite categorizar e-mails nessas pastas usando guias coloridas, como faria com um arquivo expansível. Você pode criar quantas pastas e subpastas desejar. O Outlook também faz o melhor para atualizar os emails, filtrando os que você consideraria desorganizados. Eles vão para a pasta Desorganização para ficar fora do seu caminho até que você esteja pronto para visualizá-las.
Gmail
Na descrição, pode parecer apenas uma pequena nuance entre a forma como o Gmail e o Outlook organizam o email; no entanto, ao usar ativamente o sistema do Gmail, o método de organização e priorização é notavelmente diferente.
Em vez de abstrair o método tradicional "pasta, arquivo", o Gmail usa rótulos. Você pode marcar mensagens com vários rótulos, em vez de colocá-las em uma pasta.
Você pode personalizar o Gmail para exibir primeiro os e-mails importantes, não lidos e marcados com estrela. Ele também pode filtrar automaticamente os emails por Principal, Social, Promoções, Atualizações e Fóruns. Esse sistema de priorização e organização facilita muito a identificação de quais e-mails são mais importantes para você e o acesso rápido.
Apesar dessas diferenças no Gmail, o interessante é que você está usando o Gmail por outro cliente de e-mail ( como o Outlook), seus rótulos aparecerão como pastas. Em certo sentido, isso torna o Gmail mais versátil e capaz de fornecer uma experiência mais flexível ao usuário.
Pesquisa
A pesquisa anda de mãos dadas com a organização quando se trata de email. Se você não encontrar com rapidez e eficiência as informações necessárias, as quais estão potencialmente ocultas em um e-mail de meses atrás, acabará perdendo um tempo valioso caçando as coisas, em vez de tomar medidas.
Perspectiva
A função de pesquisa do Outlook é boa o suficiente para que você possa procurar e-mails em todas as suas pastas, incluindo milhares de e-mails na pasta Excluída, com base na palavra-chave e no endereço de e-mail. Às vezes, o Outlook pode ficar aquém da precisão.
A pesquisa em uma palavra-chave nem sempre gera o e-mail ou e-mails corretos, e há sempre uma chance do Outlook extrair apenas alguns e-mails selecionados de uma cadeia, mas deixa de fora o que você precisa. funciona bem na maioria das vezes, certamente não emprega o mesmo nível de funcionalidade de pesquisa como um serviço de e-mail do Google.
Gmail
A funcionalidade de pesquisa do Gmail está imbuída deO poder de pesquisa do Google, e também por isso que o Gmail foi criado: para fornecer um serviço de e-mail que funciona como o mecanismo de pesquisa do Google. Não apenas você pode pesquisar em termos simples e confiar que o Gmail fornecerá os resultados, mas também pode usar operadores de pesquisa avançados como “de :,” “para:”, “atalho :,” e vários outros que podem ajudá-lo a encontrar especificamente o que você precisa.
Recuperação de email
Embora existam vários recursos-chave, tanto o Gmail quanto o Outlook oferecem graus variados de funcionalidade detalhada, uma das principais funções que cada uma desempenha de maneira bastante diferente é a recuperação de email. Vale a pena destacar a diferença na operação, porque a maioria das pessoas, em algum momento, experimenta a situação estressante de enviar o email errado para a pessoa errada ou enviar algo que ela não deveria ter.
Outlook
O Outlook é ótimo para recuperar e-mails e. Enquanto o endereço de email para o qual você enviou um email estiver hospedado no Microsoft Exchange - o serviço de email real do Outlook é executado - você poderá excluir e substituir qualquer mensagem não lida.
É claro que, se o email já foi aberto, você não pode lembrá-lo ou substituí-lo, mas ter esse recurso com mensagens não lidas pode evitar que você fique constrangido no caso de enviar algo que você não deveria ter, ou ajudar você reenvia um email melhor com mais esclarecimentos, em vez de enviar emails de acompanhamento elaborando um envio anterior.
Gmail
O Gmail fica um pouco aquém aqui em comparação com o Outlook. De fato, o Gmail nem oferece recall legítimo de e-mail. Em vez disso, você tem alguns segundos após enviar um email para cancelar o envio. Você pode ativar ou desativar e ajustar o tempo de cancelamento para durar até 30 segundos. Se você não for rápido o suficiente, esse bebê se foi para sempre.
Quem é o rei do email?
Quando se trata de escolher qual serviço de email é melhor para os seus negócios, o Outlook e O Gmail oferece o que você precisa, um às vezes melhor que o outro. O email é apenas o começo.
São os sistemas maiores que pertencem ao Office 365 e G Suite, que realmente fazem a diferença na maneira como sua empresa opera. Abordaremos as diferenças entre esses dois kits de ferramentas em um próximo artigo para que você possa realmente decidir o que é melhor para a sua empresa.