Você é um aprendiz visual que procura uma poderosa ferramenta de gerenciamento de projetos? Não precisa procurar mais do que o Trello. O Trello é fácil de usar, intuitivo, colaborativo e visual. É avalia bem contra aplicações semelhantes e permite priorizar e organizar projetos usando quadros, cartões e listas. Os usuários podem adicionar anexos, comentários, listas de verificação e datas de vencimento em projetos e tarefas.
As estratégias mais engenhosas para aproveitar ao máximo o Trello incluem:
Crie cartões a partir de planilhas
Se você já usou planilhas para organizar e rastrear seus projetos, passar para o Trello é simples. Não é necessário começar do zero.
Ao sair de uma lista em uma planilha, você deseja criar um cartão diferente para cada item.
Crie um fluxo de trabalho
Um fluxo de trabalho é um processo de conclusão de tarefas para um projeto, do início ao término.
Você pode não esteja ciente de que você usa fluxos de trabalho em sua vida cotidiana sempre que houver um processo necessário para fazer alguma coisa.
Por exemplo, pense em planejar um jantar de Ação de Graças para sua família. Se você dividir tudo o que precisa para realizar tarefas, perceberá que, se perder um passo, algo estará faltando no seu jantar.
Essas tarefas fazem parte do seu fluxo de trabalho.
Abaixo estão alguns exemplos de fluxos de trabalho que você pode usar para ser mais produtivo nos seus negócios.
Para -Fazer, Fazer, Concluir
Este é um fluxo de trabalho direto que rastreia o que você precisa fazer, o que está trabalhando no momento e o que foi concluído.
Usar um fluxo de trabalho como esse facilita muito o rastreamento de um projeto que possui várias tarefas. É mais fácil seguir em um quadro visual do que em listas de papel ou em sua cabeça.
Você pode até adicionar uma lista de tarefas que não precisam necessariamente ser concluídas imediatamente, a fim de acompanhar e não esqueça de nada.
Use fluxos de trabalho para:
Os fluxos de trabalho mantêm tudo em um só lugar e acessível a todos os responsáveis por concluir um trabalho corretamente e no prazo.
Você pode aumentar ainda mais sua produtividade em conectando o bate-papo da equipe Chanty, para que, quando uma determinada ação ocorrer no Trello, toda a sua equipe também possa ser notificada. Essas notificações podem incluir instâncias em que:
Use rótulos com eficiência
O uso de rótulos no Trello adiciona uma camada de código de cores e dados visuais para os cartões em sua placa. Se você não os estiver usando, não estará aproveitando ao máximo o sistema Trello.
Use rótulos para:
Atribua um nome a cada rótulo
É útil atribuir a cada rótulo identifique um nome para facilitar a identificação. Quando você clica em um cartão, qualquer pessoa com acesso ao quadro pode ver o que cada cor representa.
No entanto, seria muito mais fácil ver os nomes dos rótulos na exibição do quadro sem precisar passar o mouse sobre ele . É fácil de corrigir.
Clique em qualquer rótulo da exibição do quadro e o nome será exibido para todos os rótulos.
Aplicar ou remover rótulos em um cartão
Existem várias maneiras de editar uma etiqueta em um cartão, incluindo:
Outro atalho envolve a ordem em que os rótulos aparecem no menu. A primeira posição é 1, a segunda é 2, e assim por diante na linha de etiquetas.
A maneira mais rápida de adicionar ou remover um rótulo em sua placa é passar o mouse sobre o cartão e clicar no botão tecla numérica na sua palavra-chave que corresponde à posição do rótulo no menu.
Classifique os cartões em uma lista
Se você quiser poder para visualizar as tarefas que vencem primeiro ou quais podem ter caído nas fendas, você pode classificar os cartões em uma lista. Você pode classificar por critérios específicos, como data de vencimento e data de criação.
Lembre-se de que as únicas opções disponíveis são os critérios usados nos cartões. Por exemplo, se você não tiver data de vencimentoem nenhum dos seus cartões, não poderá usá-lo para classificação.
Adicione novos cartões em qualquer lugar Sua lista
Não há necessidade de se preocupar se você deseja adicionar um cartão ao topo de uma lista longa. Você não precisa arrastá-lo da posição inferior para o topo.
Em vez disso, você pode clicar duas vezes entre dois cartões em qualquer lista para adicionar um novo. Ou você pode adicionar um cartão na parte inferior e usar a opção Moverpara mudar sua posição.
Transforme emails em cartões do Trello
Um dos muitos benefícios do uso do Trello para gerenciamento e colaboração de projetos é evitar os inúmeros e-mails diários de um lado para o outro membros da equipe ou clientes.
Por exemplo, em vez de copiar do Gmail para as tarefas do Trello, você pode transformar e-mails em cartões diretamente do seu e-mail ou da caixa de entrada do Gmail.
Depois de saber o endereço de e-mail exclusivo de um quadro, você pode encaminhar qualquer e-mail para ele. O Trello criará automaticamente um cartão a partir do conteúdo do e-mail.
Outra dica que você talvez não saiba é que os cartões também têm seu próprio endereço de e-mail. Você pode encaminhar qualquer email para esse endereço, onde ele será automaticamente transformado em um comentário no cartão.
Isso é especialmente útil se os membros da sua equipe enviarem muitos comentários por email.
Atalhos de teclado
Como mostramos acima com rótulos, o uso de atalhos de teclado pode reduzir o tempo gasto e aumentar sua eficiência ao usar o Trello.
Existem muitos atalhos disponíveis para economizar seu tempo, como:
Veja Atalhos de teclado do Trello: uma folha de dicas sobre infográfico para obter uma lista completa.
Destaque as placas que você acessa com mais frequência
Se você trabalha com muitas equipes e com várias placas, pode ser complicado encontrar as que você usa com mais frequência.
Isso é fácil de corrigir. Simplesmente vá ao quadro e clique no botão Estrela. Isso adicionará o quadro à seção Placas com estrelaem Quadros(canto superior esquerdo).
Os painéis que você selecionou para ser incluído como estrelas, aparecerá no topo do que poderia ser uma lista muito longa de painéis.
Conecte cartões
Haverá momentos em que trabalhando com o Trello, você desejará fazer uma conexão entre uma ou mais placas no mesmo quadro ou mesmo um cartão de outro quadro.
Ao escolher um quadro ou cartão na área de anexos, você verá um instantâneo do cartão anexado, incluindo:
Se você clicar em na imagem, o Trello o levará diretamente para a outra placa.
Faça uma conexão entre as placas
Arrastar e soltar
A função de arrastar e soltar do Trello facilita a movimentação de itens pelo quadro. Mova um cartão clicando nele e arrastando-o para cima ou para baixo na mesma lista ou em uma lista diferente.
As listas podem ser movidas para uma posição diferente em um tabuleiro da mesma maneira, clicando e arrastando.
Se você ainda não experimentou o Trello, não tem ideia do que está perdendo. É uma ferramenta muito poderosa e intuitiva para gerenciamento de projetos e tarefas.