Procurar como ser mais organizado, certificando-se de perder menos tempo, é uma luta constante, especialmente para pessoas que estão muito ocupadas.
Existem inúmeros livros e milhares de artigos que cobrem “Fazendo as coisas acontecerem ”(GTD). Mas para muitas pessoas, as idéias e os princípios do GTD podem parecer tão trabalhosos que, quando você terminar de organizar, não terá tempo para realizar nenhum trabalho.
É por isso que é É importante configurar aplicativos e automações que executam muitos dos princípios do GTD para você. Ou, no mínimo, a maneira como você usa esses aplicativos deve facilitar e manter a organização e a eficiência sem esforço.
Liberte sua mente da bagunça com uma caixa de entrada
Quando você quer fazer as coisas, uma "caixa de entrada" é crítica. Não é uma caixa de entrada de email, mas uma caixa de tarefas.
A maneira mais importante de ajudar sua mente a manter o foco e a ser mais organizada é remover a desordem. Desordem significa aquelas idéias ou momentos em que você lembra de tarefas que precisa realizar. Jogando essas distrações fugazes em uma caixa de entrada, você pode tirá-las da cabeça e evitar distrações.
Não importa qual aplicativo de tarefas você usa para isso, desde que possui uma caixa de entrada. É melhor que o aplicativo inclua uma ferramenta baseada na Web e um aplicativo móvel, para que você possa coletar essas idéias, não importa onde esteja ou o que esteja fazendo.
In_content_1 all: [300 x 250] / dfp: [640 x 360]->Dê um passo adiante ao integrar sua caixa de entrada à sua conta de e-mail. Por exemplo, você pode instalar um Plug-in do ToDoist para Gmail Chrome que integre o ToDoist à sua conta do Gmail.
Com este plugin, você pode selecionar o ícone ToDoist na parte superior de um email aberto e use o recurso Tarefa de adição rápidapara adicionar o email à sua caixa de entrada como uma nova tarefa.
Isso evita perder tempo executando pequenas tarefas enquanto você está tentando obter sua caixa de entrada de e-mail atendida. Deixe de lado os e-mails que exigem seu tempo como uma nova tarefa e siga em frente.
Na maioria dos aplicativos de tarefas, geralmente há também uma extensão do Chrome para o navegador.
Permite adicionar uma nova tarefa com base nas informações que você está lendo em uma página da web. A idéia é fornecer maneiras rápidas e fáceis de adicionar idéias à sua caixa de entrada, para que você não precise tentar lembrá-las mais tarde.
Uma das melhores maneiras de ser mais organizado é manter o seu mente clara e livre.
Mantenha seu calendário organizado
Muitas pessoas tentam usar seu calendário e sua caixa de entrada para a mesma coisa; para rastrear tarefas. Não é para isso que serve um calendário.
Seu calendário é onde você agenda apenas eventos relacionados ao horário. Nem todas as tarefas. Seu calendário deve incluir apenas os seguintes itens:
Esses blocos de "hora de foco" não devem ser específicos da tarefa dentro do calendário. É para isso que serve a sua lista de tarefas e sua lista de tarefas é onde você decidirá em qual tarefa trabalhará a seguir durante esses períodos de foco.
Além dos eventos recorrentes, compromissos e hora do foco, o restante do calendário deve permanecer aberto para reuniões ou outras tarefas inesperadas.
Se você tiver tempo disponível, sempre poderá preenchê-los com mais tempo de foco para suas tarefas. Se as reuniões forem agendadas no horário de foco, altere-o conforme necessário.
Você notará que o calendário acima tem Teste de tarefatodas as manhãs e Revisão semanal de tarefas / forte>às sextas-feiras. É aqui que você organiza sua caixa de entrada e planeja e prioriza seus projetos, conforme descrito nas seções abaixo.
Escolha sua lista de tarefas com as mudanças de prioridades
A vida muda rapidamente, e essas mudanças podem mudar suas prioridades.
Qualquer lista de tarefas que você usa deve ser organizada com projetos de nível superior que representam essas prioridades de vida. Por exemplo, as principais áreas mais importantes da minha vida nas quais me concentro em minhas tarefas incluem:
Durante a revisão semanal de tarefas, você deseja verificar todas as suas áreas de tarefas e verifique se as tarefas que você incluiu em todos esses projetos ainda são relevantes e importantes.
Você faz isso alterando o nível de prioridade das tarefas ou excluindo-as completamente.
Um dos princípios mais importantes do GTD é livrar-se de coisas que não são mais importantes. Essas são tarefas que estão apenas ocupando espaço e criando confusão. Livrar-se dessa confusão é uma das melhores maneiras de ser mais organizado.
Ao analisar cada tarefa, siga três etapas.
Uma maneira fácil de garantir que você faça isso semanalmente é usar o aplicativo móvel pendente e revisar tarefas e prioridades enquanto você está relaxando em casa. Sente-se no convés, tome um café, digitalize e priorize novamente suas tarefas.
Planeje projetos adequadamente e superestime o tempo
Passe um tempo todas as manhãs trabalhando em sua caixa de tarefas e planejando dois componentes principais de cada tarefa.
A estimativa de tempo é simplesmente um julgamento sobre o esforço. Se você recebesse uma sessão inteira, levaria de 5 a 15 minutos, 15 a 30 minutos, 30 a 60 minutos ou mais de uma hora? Crie etiquetas coloridas para esses períodos de tempo e aplique-as a cada nova tarefa.
Ao estimar o tempo que as tarefas levam, sempre superestime um pouco. Caso contrário, você estará constantemente ficando sem tempo com as tarefas não concluídas.
A criticidade de cada tarefa é quanto tempo você precisa para fazer isso? Seu chefe disse para fazer um relatório até sexta-feira? Essa é uma "Prioridade 1" que você deve destacar em vermelho. É um capítulo de um livro que você gostaria de escrever um dia? Essa é uma "Prioridade 3" e destacada em azul.
Cores específicas não importam, desde que você entenda o que as cores significam.
Combine tarefas com coisas que você gosta de fazer
Nem tudo tem que parecer uma tarefa. De fato, quanto mais tarefas você puder combinar, mais tempo terá para liberar.
Aqui estão alguns exemplos.
Com um pouco de criatividade, você pode combine muitas das tarefas da sua lista de tarefas e conclua várias tarefas durante horas sobrepostas na agenda.
Esse tipo de gerenciamento de tempo criativo é essencial para ser supereficiente usando os princípios do GTD.
Priorize o uso do tempo em vez da importância
Quando você prioriza tarefas, não pense nelas em termos de quão importantes elas são são para seus objetivos de longo prazo. Pense neles em termos de urgência.
Quão urgente você deve executar essa tarefa? O que aconteceria se você levasse mais um dia ou outra semana para realizá-lo?
As únicas tarefas que deveriam ser uma "Prioridade 1" são aquelas que têm um prazo final em 24 horas. Se você tiver mais alguns dias (mais tarde), faça da "Prioridade 2". Para todas as tarefas que você gostaria de concluir "um dia", se tiver tempo, torne-a uma "Prioridade 3".
Todas as manhãs, revise sua programação diária para garantir que seja equilibrada e realista.
Se houver muito vermelho, observe as estimativas de tempo para essas tarefas e verifique se elas podem se encaixar nos seus blocos de tempo de foco. Caso contrário, você precisa entrar em contato com quem fez o prazo final e solicitar um prazo posterior ou delegar a alguém da sua equipe que tenha tempo.
Você deve lidar com tudo em termos de "tempo". Importância significa "quanto tempo resta para concluir esta tarefa?"
Quando o seu foco chegar durante o dia, feche todo o resto (incluindo email) e comece a trabalhar nessas tarefas.
Use lembretes efetivamente
Os lembretes podem ser extremamente irritantes se você não os estiver usando com eficiência. Você só deve definir lembretes para tarefas relacionadas ao horário, como compromissos ou reuniões.
Você não precisa de lembretes para tarefas de trabalho, porque você dedica um tempo de foco no seu calendário para lidar com elas.
Você também deve configurar os lembretes para que ocorram nos dispositivos que você usará quando esse evento ocorrer. Por exemplo:
Sempre pense onde você estará antes de concluir a tarefa e defina crie o lembrete certo no dispositivo e no aplicativo certos de acordo.
Use sessões de trabalho focadas com eficiência
Então, chegou a hora do foco. E agora?
Verifique se o seu ambiente é propício ao foco e à produtividade. Feche a porta do escritório. Jogue seu música suave favorita. Sente-se no computador e comece a se concentrar apenas na tarefa em questão e em mais nada.
O tempo de foco é sua hora de brilhar. É quando você finalmente faz as coisas. Sua produtividade final no final do dia depende em grande parte de quão bem você pode realmente se concentrar durante o seu "tempo de foco".
Deseja aumentar sua produtividade? Use um aplicativo online Pomodoro para garantir intervalos curtos a intervalos regulares. Isso ajudará você a ficar ainda mais atualizado e focado.
Lembre-se de focar no panorama geral
Pelo menos uma vez por mês, você deve revisar suas objetivos gerais para garantir que tudo o que você está trabalhando esteja alinhado aos seus grandes objetivos de vida.
Não sabe ao certo quais são esses objetivos ou como dividi-los em pedaços menores? Eu recomendo o uso de um aplicativo de planejamento de metas como o Goalcape.
Esta é uma maneira criativa de visualizar seus importantes objetivos de vida no interior de um círculo. Ramificar em torno desse círculo são as coisas que você precisa realizar para alcançar esses grandes objetivos. Quanto mais longe você for, menores serão os objetivos. Os anéis externos formam os blocos que contêm as tarefas nas quais você está trabalhando no momento.
Revisar seu círculo de metas todos os meses, à medida que sua vida muda, pode ajudá-lo a remover coisas que não são mais importantes para você e adicionar coisas novas faça isso.
Use essas metas maiores para orientar como você organiza e prioriza as tarefas que você configurou na sua lista de tarefas.
Se o Goalscape não funcionar para você, existem muitos outros aplicativos de planejamento de metas para escolher.
Não planeje demais nem organize demais
importante, deixe as ferramentas fazerem seu trabalho. Você deve passar apenas as sessões de revisão para organizar e planejar, mas não se concentre tanto no planejamento e na organização das tarefas que nunca realiza nenhum trabalho real.
É por isso que agendar diariamente, semanalmente, e sessões de revisão mensal é como ser mais organizado. Estes são os momentos dedicados ao gerenciamento de sua rotina GTD. Fora isso, é tudo sobre ... fazer as coisas.
Que dicas você tem sobre como fazer as coisas? Alguma coisa que ainda não abordamos aqui? Informe-nos nos comentários.