Como agendar uma reunião no Microsoft Outlook

Se você é novo no Microsoft Outlook ou no cenário de reuniões, você pode agendar reuniões em apenas alguns minutos. Selecione ou adicione seus participantes, acompanhe quem está participando e faça alterações antes da data da reunião.

Para sua próxima conferência, lançamento ou atualização, veja como agendar uma reunião no Outlook.

Como fazer Agende uma reunião no Outlook

Quando quiser agendar uma reunião usando o Microsoft Outlook, você terá algumas maneiras diferentes de exibir a nova janela de evento. Abra o Outlook e vá para um local abaixo.

Da sua caixa de entrada do Outlook

Ao visualizar sua caixa de entrada, acesse a guia Página inicial, abra o menu suspenso Novos itense escolha Reunião. Você também pode usar o atalho de teclado Ctrl+ Shift+ Q.

Deseja criar uma reunião a partir de um e-mail específico no Outlook? Selecione o botão Outras ações(três pontos) na mensagem e escolha Reunião.

Como alternativa, selecione o e-mail, vá para a guia Página iniciale escolha Responder com reuniãona faixa de opções ou use Ctrl+ Alt+ R.

Do seu calendário do Outlook

Se você estiver visualizando seu calendário do Outlook, vá para a guia Página iniciale selecione Nova reuniãona faixa de opções. Você também pode usar o atalho de teclado Ctrl+ Shift+ Q.

Como alternativa, escolha a data que deseja usar e clique com o botão direito na hora. Selecione Nova solicitação de reuniãoou Nova reunião recorrenteconforme sua preferência.

Observação: Se você clicar duas vezes no horário em uma visualização de calendário, isso criará um Compromisso em vez de uma Reunião por padrão.

Insira os detalhes da reunião

Depois que a nova janela da reunião for aberta usando um dos métodos acima, você poderá adicionar os detalhes em qualquer ordem.

Insira o título, selecione os horários de início e término da reunião e, opcionalmente, escolha o fuso horário ou marque a caixa para uma reunião de dia inteiro. Você também pode inserir um local ou link para uma reunião on-line ou usar os botões de Localizaçãoou Localizador de salase tiver esses tipos de itens salvos.

Você também pode repetir a reunião, o que é útil para reuniões que você planeja realizar regularmente. Selecione Tornar recorrente(a menos que você tenha escolhido Nova reunião recorrente acima)..

Em seguida, escolha os horários de início e término, o padrão de recorrência e o intervalo da recorrência. Escolha OKquando terminar de exibir essas informações na janela da reunião.

Se quiser anexar um arquivo, inserir uma imagem, agende uma reunião do Microsoft Teams ou desenhar uma ilustração, use as guias adicionais e as opções da faixa de opções na parte superior.

Como adicionar participantes

Semelhante à criação da reunião no Outlook, você tem mais de uma maneira de adicionar participantes. Você pode incluir os participantes a qualquer momento durante a configuração da reunião. Para convidar participantes depois de agendar a reunião, vá para a seção a seguir.

Insira os participantes da reunião

Você pode adicionar participantes rapidamente à sua reunião inserindo seus nomes ou endereços de e-mail ao lado de Obrigatório(aqueles que devem comparecer) ou Opcional(aqueles que podem participar) em parte superior da janela.

Para adicionar participantes do seu catálogo de endereços do Outlook, selecione o botão Obrigatórioou Opcional.

Na janela pop-up, escolha um Catálogo de endereçosna parte superior, se você tiver mais de um. Em seguida, selecione um contato e use o botão Obrigatórioou Opcionalna parte inferior para adicioná-lo à reunião.

Escolha OKe você verá os contatos adicionados à sua solicitação de reunião.

Use o Assistente de Agendamento

Outra forma de adicionar participantes à reunião é usar o Assistente de Agendamento. Este recurso está disponível para usuários de contas Microsoft 365 e do Exchange.

Vá para a guia Assistente de Agendamentoe siga um destes procedimentos:

Insira os nomes ou endereços de e-mail abaixo de Todos os participantesà esquerda. Você verá seções para Participante obrigatórioe Participante opcional, portanto, certifique-se de inserir o(s) nome(s) nas áreas corretas.

Selecione Adicionar participantesna faixa de opções para escolher os participantes do seu catálogo de endereços.

Ao terminar de usar o Assistente de Agendamento, selecione a guia Reuniãopara retornar à configuração da reunião.

Como rastrear participantes

Para ver quem aceitou, recusou, pode participar (provisoriamente) ou não respondeu à sua solicitação de reunião, acesse o Calendário no Outlook..

Clique duas vezes na reunião para abri-la e vá para a guia Acompanhamento. Você verá cada convidado, se for obrigatório ou opcional, e a resposta deles ao seu convite para reunião à direita.

Como editar reuniões existentes

O tempo todo surgem coisas que podem exigir que você altere uma reunião agendada. Como exemplos, você pode adicionar ou remover participantes, alterar a data ou hora ou incluir um arquivo.

Selecione o ícone Calendáriona navegação à esquerda e clique duas vezes na reunião em sua agenda para abri-la.

Você pode adicionar participantes conforme descrito acima, inserindo seu nome ou endereço de e-mail, usando o botão Obrigatório ou Opcional, ou com o Assistente de Agendamento. Você também pode remover um participante excluindo seu nome ao lado do campo Obrigatórioou Opcional.

Faça outras alterações no evento conforme necessário e selecione Enviar atualizaçãoquando terminar.

Dependendo das alterações feitas, você poderá ser questionado se deseja enviar atualizações para os participantes adicionados, excluídos ou para todos os participantes. Escolha uma opção para enviar sua atualização.

Edições para organizadores que não são da reunião

Se você não é o proprietário da reunião, mas deseja atualizar o evento adicionando mais participantes, esta é uma opção.

Para adicionar um participante, abra a reunião no seu calendário e vá para a guia Reunião. Selecione o menu suspenso Encaminharna seção Ações e escolha uma opção Encaminhar ou selecione o menu suspenso Respondere escolha Encaminhar.

Escolha o participante na sua agenda de endereços ou digite o nome ou endereço de e-mail no campo Obrigatórioou Opcionale clique em Enviar.

O organizador da reunião receberá uma notificação informando que você encaminhou a reunião para outra pessoa e deverá ver quaisquer outras alterações feitas.

Observação: se o organizador da reunião tiver desativado o encaminhamento, você não poderá enviar a solicitação de reunião para outro participante.

Como começar tarde ou Terminar mais cedo

O Outlook para Microsoft 365 oferece um recurso conveniente para iniciar reuniões atrasadas ou encerrá-las automaticamente automaticamente. Isso é útil para dar a todos alguns minutos extras entre as reuniões..

Selecione a guia Arquivoe escolha Opções. Em seguida, escolha Calendárioà esquerda da janela Opções de calendário.

À direita, vá para a seção Opções de calendário e marque a caixa Encurtar compromissos e reuniões. Use o menu suspenso para selecionar Terminar mais cedoou Começar mais tarde.

Em seguida, escolha o número de minutos para reuniões com menos de uma hora de duração e reuniões com uma hora ou mais.

Selecione OKquando terminar. Você verá então o horário de início ou de término atualizado automaticamente para acomodar o horário selecionado ao criar uma nova reunião.

Prepare-se para uma reunião

É fácil configurar uma reunião no Outlook. Você pode adicionar vários participantes, anexar itens e fazer alterações antes da reunião, se necessário.

Agora que você sabe como agendar uma reunião no Outlook, confira como adicionar zoom ao Microsoft Outlook para videochamadas.

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