Na sua vida profissional, o email é provavelmente um dos meios de comunicação mais importantes. Você faz isso diariamente e, se você é como eu, está se afogando.
Claro, você pode dedicar uma ou duas horas por dia especificamente ao gerenciamento de seu email. Mas se você gastar 10 minutos ou mais em todas as respostas, o e-mail assumirá o dia todo - e desativar as notificações do Gmail não salvará você.
É por isso que aprender a escrever e-mails profissionais com respostas E não demora mais do que alguns minutos para escrever é essencial. Felizmente, hoje você não precisa ser um grande escritor ou um guru da produtividade para conseguir isso. É tudo sobre encontrar a estratégia certa e um conjunto de ferramentas para acompanhá-la.
Configurar modelos de email (respostas predefinidas)
A criação de modelos de email é uma ótima maneira de economizar tempo para aqueles que geralmente recebem as mesmas perguntas ou comentários por meio de o email. Reserve um dia para configurar respostas prontas e você não precisará mais escrever as mesmas respostas dez vezes por dia. O Gmail e o Outlook têm esse recurso, que ajudará você a economizar tempo e a automatizar seu email gratuitamente.
Veja como configurar modelos de email profissionais no Gmail com apenas alguns cliques:
Você pode criar modelos para respostas que contêm parágrafos longos, bem como respostas rápidas de 2 a 3 frases. Você ficará surpreso com quanto tempo eles economizarão no futuro.
E-mails de rede
Caso seu problema não seja usar os modelos de email, mas criá-los, experimente os emails de rede. É uma ferramenta da web com dezenas de modelos de email que podem ajudar você a expandir sua rede profissional.
Criado por Resume Worded, o Networking Emails é um ótimo recurso para otimizar sua comunicação. Alguns exemplos dos modelos que eles oferecem incluem introduções frias / quentes, acompanhamento de quem não responde e até mesmo anotações de agradecimento.
Cada modelo também vem com dicas e sugestões úteis que podem melhorar ainda mais sua comunicação com o destinatário.
Você pode usar o botão de pesquisa ou navegar pela lista para encontrar o email certo. Tudo o que falta fazer é copiar e colar na sua caixa de mensagem e alterar alguns detalhes.
Word Counter Plus
Se você é alguém que escreve mais de 10 e-mails por dia, é essencial manter alguns deles curtos e agradáveis. Portanto, se você costuma receber emails muito longos, considere usar uma ferramenta de contador de palavras para se impedir. Uma extensão do Chrome, Word Counter Plus, pode fazer o trabalho por você.
Destaque o texto no seu email e obtenha o número de palavras e caracteres que você usou em um clique. Em seguida, você pode continuar escrevendo seu e-mail ou encerrando-o antes que ele se torne um programa de dois participantes.
DraftMap
Você pode encontrar muitas ferramentas excelentes que podem ajudá-lo a escrever melhor e, assim, reduzir o tempo gasto na revisão e reescrita de seus e-mails. O DraftMap é um deles. Pense em Grammarly ou Hemingway, além disso, também verifica repetições desnecessárias de palavras e ajuda a manter um estilo de escrita.
Esta extensão do Chrome fornece sugestões em tempo real sobre a sua escrita, com código de cores. Isso ajudará você a evitar o uso de voz passiva, erros de digitação, clichês, bem como conselhos sobre a legibilidade do seu e-mail. Todas as sugestões são baseadas nas regras de escrita de Ernest Hemingway. O DraftMap é especialmente útil, pois todos os processos acontecem dentro da sua caixa de composição de e-mails.
Não se preocupe se você ainda tiver as palavras destacadas após terminar de editar seu e-mail. O destinatário não verá as cores, as sugestões são visíveis apenas para você.
Seu e-mail pode ser melhor
Seu e-mail poderia ser melhor é uma ferramenta on-line projetada para reduzir o tempo gasto no gerenciamento de e-mails, educando a todos sobre as melhores práticas de e-mail.
Ao compor um email profissional, você segue certas regras. Como garantir que sua mensagem tenha uma linha de assunto clara ou deixar de lado anexos desnecessários. Você ficará surpreso com a frequência com que as pessoas quebram essas regras, o que resulta em ambas as partes gastando mais tempo e esforço.
Seu e-mail poderia ser melhor e tem uma lista de 10 falhas comuns. Cada um dos pontos vem com uma explicação e exemplos de como melhorar seu email. Isso pode ser útil caso você queira contar a seus colegas sobre essas regras, mas não saiba como fazê-lo. Você pode usar suas próprias palavras ou enviar um link para seu e-mail poderia ser melhor para ilustrar seu argumento.
Todos desejamos que nosso e-mail seja totalmente automatizado e não exija nenhuma atenção. Embora isso não seja exatamente possível hoje, tudo ajuda. Seja diminuindo o tamanho do email ou cronometrando a hora em que você está escrevendo, depois de estabelecer algumas regras, você perceberá suas primeiras melhorias.
Se você simplesmente não consegue parar de escrever e-mails demorados, talvez seja hora de desistir completamente do e-mail. Tente usar o seu Customer Relationship Manager (CRM) ou Folga para trocar mensagens com seus colegas de trabalho. Se nada mais, o ajudará a gastar menos tempo com o e-mail.