Todoist GTD dicas para aumentar sua produtividade

Quer você seja um especialista experiente em Getting Things Done GTD ou esteja apenas começando a aprender sobre o processo GTD, Todoist é de longe o melhor aplicativo de lista de tarefas para oferecer suporte ao GTD fluxo de trabalho.

Por que isso? Há muitos motivos relacionados a seus recursos, layout e ao fato de que a funcionalidade padrão suporta naturalmente a estrutura GTD que você construirá dentro dela.

Mesmo que você nunca tenha ouvido falar de GTD, o seguinte incluirá dicas básicas de GTD para para começar, e como você pode usar Todoist para fazer isso.

Observação: a versão exata do GTD usada neste artigo é baseada nos princípios apresentados por Carl Pullein e seu Sua aula online Digital Life 3.0 (que eu recomendo fortemente). Este artigo oferece apenas como usar Todoist como parte desse sistema. Existem muitos detalhes que não temos espaço para incluir neste artigo.

O que é Getting Things Done (GTD)?

Os princípios Getting Things Done já existem há algum tempo. Não há ferramentas ou aplicativos definidos que você precise usar, mas os princípios básicos de qualquer abordagem são essencialmente os mesmos.

O GTD ajuda a esvaziar sua mente de tudo o que está acontecendo o dia todo. Isso libera seu cérebro para realmente se concentrar na tarefa à sua frente, em vez de ficar constantemente distraído.

Ele funciona dando a você uma série de etapas nas quais você trabalha todas as semanas para se manter organizado. Essas etapas incluem:

Capturarcada ideia, tarefa, item de ação ou compromisso que surgir. Você pode estar no meio de uma reunião e seu chefe lhe dá um item de ação. Você pode estar caminhando no parque e ter uma ótima ideia para um livro que deseja escrever. Não importa quando, onde ou como - sempre que você pensar em algo que precisa fazer, você irá registrá-lo em sua “Caixa de entrada”.

Esclareceressas ideias dividindo-as em tarefas, atribuindo-lhes uma prioridade e dando-lhes uma data de entrega, se você estiver pronto para trabalhar nelas em breve.

Organizaras tarefas colocando-as em um balde que você chegará eventualmente, com base na prioridade. Se você planeja trabalhar na tarefa em breve, também a adicionará ao seu calendário (e Todoist pode ajudá-lo a automatizar isso).

Revisandocada “balde” e mover todas essas ideias organizadas escada acima até que as mais urgentes cheguem ao seu calendário e ao seu tempo de foco.

Envolvertoda a sua atenção nas tarefas que finalmente deram certo na sua frente, nos horários que você agendou.

O GTD não apenas o ajuda a se tornar mais produtivo e organizado, mas também pode ajudá-lo a chegar a Caixa de entrada zero (sem mais e-mails em sua caixa de entrada), porque você irá nunca procrastine em seus e-mails recebidos. Você processará tudo imediatamente usando o sistema GTD acima.

Como construir uma estrutura GTD para Todoist

Agora que você conhece os princípios básicos do GTD, vamos dar uma olhada em como Todoist pode ajudar.

A primeira coisa que você ' O que queremos fazer é criar uma nova estrutura de Projetos pai em Todoist que contenha todos os baldes para organizar suas várias tarefas recebidas.

Esses baldes (pastas pai) incluem:

Caixa de entrada: é onde todas as novas ideias vão. Ao receber um e-mail que exige uma ação, você colocará a ação aqui e arquivar o e-mail imediatamente. Se você receber um item de ação em uma reunião, colocará esse item de ação aqui. Tudo o que você precisa para agir vai diretamente para sua caixa de entrada.

Observação: Todoist tem uma seção de caixa de entrada padrão, então você não terá que criá-la um manualmente.

O As próximas pastas de projeto que você criar são para onde moverá os itens durante as sessões diárias de esclarecimento e organização de fim de dia. Isso inclui:

Esta semana: os itens nos quais você deseja trabalhar imediatamente, durante a semana atual, irão para este projeto. Ao colocá-los aqui, você também atribuirá uma data de entrega. Se você integrar Todoist ao seu calendário, Todoist o adicionará automaticamente ao seu calendário para você.

Próxima semana: Itens da sua caixa de entrada que você deseja para fazer em breve, mas não é tão urgente que você precise concluí-los esta semana, entrará em seu projeto da próxima semana. Não é necessária data de entrega.

Este mês: itens que você deseja fazer em breve, mas pode esperar uma ou duas semanas, serão incluídos neste projeto . Não anexe uma data de vencimento aqui também.

Mês seguinte: Tarefas que você deseja realizar eventualmente, mas pode esperar um pouco. vá para a pasta Próximo mês sem uma data de entrega.

Há mais dois projetos que você precisará criar para tarefas especiais.

Áreas de foco recorrentes: são coisas que você precisa fazer regularmente, relacionadas a metas que são importantes para você, como assistir a uma aula online todos os meses.

Rotinas: são tarefas que podem não estar relacionadas aos seus objetivos, mas que você deve realizar todas as semanas, como exercícios ou reuniões de clube.

Construindo Tarefas Recorrentes

Você certamente deve ter um monte de coisas para fazer todos os dias ou todas as semanas. Tire isso da sua mente adicionando-as ao seu projeto de Áreas de Foco Recorrentes(se estiverem relacionadas a metas que são importantes para você).

Também é recomendado que você inclua as áreas recorrentes de foco como um subprojeto desta semana.

Quaisquer tarefas recorrentes que fazem parte da sua vida, mas não impulsionam realmente seus objetivos, adicione-as ao projeto Rotinas.

Lembre-se de adicionar datas de vencimento a todos estes e marcá-los como recorrentes. Dessa forma, eles aparecerão automaticamente nas seções Hojee Próximosde Todoist sem que você precise fazer nada.

Usando sua caixa de entrada

Durante a semana, conforme surgirem novos problemas com os quais você terá que lidar, basta jogá-los na caixa de entrada de Todoist.

Dessa forma, você evita se distrair e sabe que não se esquecerá de lidar com essas tarefas mais tarde, quando tiver tempo.

Todas as semanas, no mesmo horário, você reservará cerca de 20 a 30 minutos para processar sua caixa de entrada . Durante esse tempo, basta trabalhar um de cada vez e decidir o quão importante é fazer essa tarefa e dentro de que prazo.

Por exemplo, eu sei que quero consertar o baralho eventualmente, mas ainda é Inverno. Então, vou mover essa tarefa para Longo prazo / Em espera.

A seguir, eu sei que preciso fazer meu check-up médico anual, mas estou ocupado este mês e realmente não importa se eu esperar até o próximo mês para agendá-lo. Então, vou mover isso para o projeto do Próximo mês.

Finalmente, eu sei que quero terminar um artigo Online-Tech-Tips.com esta semana. Por isso, atribuo um dia e uma hora durante a semana em que desejo fazer isso.

Em seguida, mova essa tarefa para o projeto Esta semana.

Consegui processar esses três itens que adicionei à minha caixa de entrada durante o dia em cerca de cinco minutos.

Eu sei que ganhei não se esqueça deles porque agora estão no meu sistema ToDoist GTD organizado. Tudo está designado para a semana e eu realmente não tenho que pensar em nada exceto trabalhar duro em cada tarefa quando chegar no meu calendário.

Gerenciando esta semana

Ao chegar ao final de cada semana, você notará que seu projeto Esta semana acabará por ficar sem itens ativos.

Defina um horário todas as semanas (normalmente, no final do dia, sexta-feira, ou algum tempo no fim de semana), para mover as tarefas do projeto Próxima semanapara o projeto Esta semana. Atribua datas de vencimento ao fazer isso.

Repita isso para os itens nas pastas Este mês, Próximo mês e Longo prazo / Em espera.

Lembre-se: você não precisa mover o item se ainda não parecer urgente. Você também pode excluir tarefas que decidiu que não importam mais para você.

Lembre-se de permanecer focado

Aqui está o princípio mais importante que reúne tudo isso e faz o sistema GTD funcionar.

Porque você está gastando apenas pequenos blocos de tempo processando todas as ideias e tarefas que são lançadas em sua caixa de entrada, você fica com o resto do tempo que você atribuiu em sua agenda para realmente fazer o trabalho.

Isso significa usar apenas hoje e próximos áreas em Todoist durante o dia (junto com seu calendário) e trabalhando durante o dia para terminar e eliminar essas tarefas.

Você sabe que só atribuiu tarefas que podem ser realizadas em um dia, porque Todoist as adicionou automaticamente ao seu calendário. Se o seu dia estiver cheio, você não pode atribuir mais. Quando sua semana estiver cheia, você não pode mover mais nada para o projeto This Week.

GTD funciona porque tira a bagunça da sua cabeça e para o "sistema". Ele libera seus pensamentos para que você possa se concentrar na tarefa em questão - e fazer as coisas acontecerem.

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